Obtener datos parece haberse convertido en la clave para gestionar bien las empresas. Sin embargo, seguro que ya te has dado cuenta de que tener mucha información desorganizada no te aporta nada más allá de un alto nivel de estrés.
Si este es tu caso, y no sabes ni por donde empezar a analizarla, necesitas saber qué es el dashboard. Estamos ante una herramienta esencial para organizar la información, que te ayudará a la hora de tomar decisiones en tu empresa o negocio.
A continuación, entramos en profundidad.
Dashboard: ¿Qué es y para qué sirve?
Entender qué es el dashboard nos resulta mucho más sencillo si traducimos este término al castellano.
Se trata de un cuadro de mando o panel de control, y solo con este nombre ya puedes hacerte una idea de lo que estamos hablando. No obstante, vamos a verlo con más detalle y a analizar para qué puede servir.
¿Qué significa dashboard?
El uso de herramientas tecnológicas de última generación es cada vez más habitual en negocios de todo tipo. Un buen ejemplo de ello es uno de los conceptos relacionados que ya hemos abordado con anterioridad; qué es Power BI. Dicha herramienta se centra en el análisis de datos y guarda relación pues también se refiere a la gestión de la información.
De hecho, la función principal de Power BI es elaborar y automatizar cualquier tipo de dashboard para nuestro negocio. En este caso, se trata de una herramienta que permite tratar de una forma mucho más visual los KPIs o indicadores clave de un negocio.
Pero la mejor forma de entender qué significa dashboard, es profundizando más en su propia definición:
Se trata de un cuadro de mando que nos da una vista consolidada de datos y métricas que son relevantes para la organización y que ayudan a tomar decisiones a la compañía. Y, para que su lectura sea sencilla, los paneles recogen la información en forma de gráfico, tabla u otros elementos.
En definitiva, el objetivo principal del dashboard es estructurar muchos datos y mucha información de forma legible y entendible de forma sencilla.
¿Para qué sirve un dashboard?
Como decíamos, un dashboard o panel de control es un recurso visual que nos permite mostrar la información de forma resumida y visual. Por tanto, su propósito principal es proporcionar los datos en una vista rápida para ayudar a tomar decisiones informadas.
Y es que, el objetivo del dashboard, es algo así como poder hacer un resumen visual de la información más destacada de una empresa o de un determinado departamento.
Los dashboards se utilizan en una variedad de contextos, incluyendo negocios, tecnología, finanzas, marketing, salud, y más. No obstante, en la mayoría de los casos se persiguen unos fines comunes:
- Monitorizar el rendimiento. Los paneles de control permiten a las empresas monitorizar cuál es su rendimiento, si están más lejos o más cerca de alcanzar sus objetivos. Esto permite identificar áreas que requieren mejoras y hacer ajustes de manera inmediata, aprovechando mejor los recursos disponibles.
- Tomar decisiones. La información del dashboard se actualiza periódicamente, lo que implica que los directivos siempre van a ver datos acordes con la realidad. Esto les ayuda a entender mejor lo que está pasando y facilita la toma de decisiones informadas de una manera más rápida y precisa.
- Identificar tendencias. En un dashboard en Excel, o hecho con otra herramienta, resulta sencillo identificar una serie de patrones, precisamente porque los datos se recogen de una manera muy visual. Esto permite detectar tendencias y prepararse para los cambios.
- Gestión de riesgos. En los cuadros de mando podemos observar tendencias y oportunidades, pero también es posible apreciar riesgos potenciales y tomar medidas a tiempo para poder mitigar sus efectos.
- Eficiencia operativa. Con esta herramienta podemos ver el rendimiento de los diferentes procesos y operaciones que se llevan a cabo en la organización, haciendo más sencilla la detección de ineficiencias y de las áreas que necesitan de una mejora.
- Mejora de la motivación. A través de los dashboards se puede comunicar el rendimiento de un determinado departamento o equipo, y si está alcanzando los objetivos a los que se ha comprometido. Esto fomenta la alineación del personal en torno al objetivo común y aumenta la motivación.
¿Qué herramientas existen para crear un dashboard?
Para elaborar un dashboard existen múltiples herramientas. Un dashboard puede ser algo tan simple como una pizarra o una pared en la oficina donde se indican una serie de datos relevantes del negocio y se van actualizando a mano cada día o semanalmente.
Actualmente las herramientas más utilizadas serían Excel o Google Sheets, PowerPoint o, yendo un paso más allá, para tenerlos automatizados y en tiempo real, sería el uso de herramientas de business intelligence como Power Bi, Looker o Tableau.
Ejemplos de dashboard
Veamos un par de ejemplos de dashboard para entender mejor cómo nos puede ayudar esta herramienta:
Ejemplo 1: dashboard de redes sociales
La empresa AB ha lanzado una nueva campaña en redes sociales para ganar difusión y quiere saber cómo le ha ido. Su cuadro de mando podría indicar:
- Principales métricas. Por ejemplo, el número total de seguidores, el número de publicaciones que ha realizado recientemente, el número medio de “me gusta” que recibe cada publicación y el número medio de comentarios dejados por los seguidores.
- Gráfico de tendencias. A través de un diagrama de barras se puede mostrar cómo ha evolucionado el número de seguidores en un determinado período de tiempo.
- Rendimiento por red social. Un gráfico que recoge los datos de seguidores, publicaciones e interacciones, pero desagregando por cada red social.
- Publicaciones más exitosas. Una lista que recoge el ranking de las cinco publicaciones de más éxito, atendiendo al número de interacciones recibidas.
- Resumen mensual. Un gráfico que muestre de forma clara las métricas mensuales más importantes y que se puede comparar con lo gráficos de meses anteriores
Ejemplo 2: dashboard de ventas
La misma empresa quiere tener más información sobre cómo están evolucionando sus ventas en los últimos meses a través de su canal online. Su panel de control podría contener información sobre:
- Métricas principales. Por ejemplo, ventas totales por mes, ventas diarias, número de pedidos mensuales y diarios, y número de productos vendidos.
- Gráfico de ventas mensuales. A través de un gráfico de barras se pueden ver representadas las cifras totales de ventas del último mes y compararlas con los seis meses anteriores.
- Desglose de ventas por producto. En una tabla se puede dejar constancia de los productos que se han vendido, las unidades que han salido del stock y la ganancia obtenida con cada venta.
- Origen del tráfico. Un gráfico circular puede mostrar los diferentes lugares desde los que llegan los visitantes de la tienda online.
- Ventas por región. Con un mapa se puede dejar constancia de las zonas en las que más ventas se realizan.
Ambos cuadros de mando proporcionan información detallada pero sencilla de analizar y de comparar sobre cuestiones que son importantes para el devenir del negocio. Estos datos se pueden revisar de una forma rápida y facilitando la toma de decisiones.
Conclusiones sobre qué es un dashboard
Un dashboard nos ayuda a estructurar la información de nuestro negocio de forma sencilla y clara con el objetivo de facilitarnos la toma de decisiones estratégicas. Se puede crear con diferentes herramientas, siendo posible a día de hoy tener nuestros dashboards totalmente automatizados y en tiempo real con herramientas de business intelligence.
Ahora que ya sabes qué es el dashboard y lo útil que resulta, es posible que te interese seguir avanzando en el uso de herramientas tecnológicas en tu negocio. Si necesitas un consultor Power BI, estoy a tu disposición para ayudarte.