La forma en que hoy en día las empresas gestionan su información dista enormemente de la manera tradicional en que se venía haciendo. Antes todo era prácticamente manual, ahora la digitalización está ganando terreno, dando paso a una gestión documental open source o en la nube.
Este nuevo contexto, permite no solo un manejo más eficiente de los documentos, sino una mayor garantía en cuanto a seguridad, accesibilidad y trazabilidad.
A continuación, explicaremos en mayor detalle qué es la gestión documental y compartiremos algunos de los mejores sistemas o softwares que se pueden utilizar en este ámbito.
¿Qué es la gestión documental en las empresas?
En primer lugar, la gestión documental, o gestión de documentos, es un sistema ordenado que permite a las empresas controlar la creación, recepción, mantenimiento, utilización y disposición de toda su información y datos.
Este proceso asegura la eficiencia y efectividad en el acceso a la misma, así como su correspondiente seguridad.
Por otro lado, el objetivo principal de la gestión documental es organizar la información de tal manera que sea fácilmente accesible, pero a la vez, esté protegida.
Igualmente, es importante que sea gestionada de acuerdo con las políticas de cumplimiento y las regulaciones pertinentes.
Sea como sea, todo ello implica encontrar el equilibrio entre accesibilidad y seguridad. Un reto que los sistemas de gestión documental, al igual que otros como las herramientas de business intelligence, buscan resolver de manera eficiente.
Sistemas o softwares de gestión documental
De lo que no cabe duda es que estamos ante un proceso empresarial que ha dado lugar a la aparición de diversos sistemas o softwares que dan respuesta a las necesidades anteriormente expuestas.
Estas herramientas facilitan la gestión de documentos a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su archivo o eliminación.
Pero si por algo se caracterizan es por proporcionar un almacenamiento seguro, un control riguroso de versiones, facilitar la búsqueda y recuperación de información, gestionar de forma estricta accesos y permisos y por permitir la colaboración en tiempo real. Algunos de los más destacados los veremos a continuación.
Google Workspace
Google Workspace, anteriormente conocido como G Suite, es un conjunto integral de herramientas de productividad y colaboración en la nube que incluye Gmail, Documentos de Google, Hojas de cálculo, Presentaciones y Drive, entre otros.
Su capacidad para permitir la colaboración en tiempo real y su integración sin fisuras entre las diferentes aplicaciones lo convierten en una opción poderosa para la gestión de documentos.
Además, Google Workspace ofrece soluciones avanzadas de seguridad y gestión que ayudan a las empresas a controlar y proteger su información más crítica. Es fácil, intuitivo e, incluso, se puede usar de forma gratuita (pero carece de funcionalidades avanzadas).
Dropbox Business
Dropbox Business es una solución de almacenamiento en la nube y gestión de documentos diseñada para facilitar la colaboración y el trabajo en equipo. Ofrece características relevantes como el almacenamiento ilimitado, la recuperación de archivos y versiones anteriores y herramientas avanzadas de seguridad.
Con Dropbox Business, las empresas pueden organizar sus archivos de manera eficiente, controlar el acceso y compartir documentos de manera segura dentro y fuera de la organización.
El único inconveniente, como ocurriría con el anterior software de gestión documental, es que no incluye funcionalidades avanzadas que otros sí contemplan.
Zoho Docs
Zoho Docs es un sistema de gestión documental que proporciona a las empresas un espacio seguro y centralizado para almacenar, compartir y gestionar archivos. Incluye un gran procesador de texto, una herramienta de hojas de cálculo y un creador de presentaciones, facilitando así la creación y colaboración en documentos.
Además, Zoho Docs dispone de una sincronización perfecta entre dispositivos, control de versiones y opciones de colaboración en tiempo real, lo que lo hace ideal para equipos remotos y distribuidos.
Adobe Document Cloud
Adobe Document Cloud combina la funcionalidad de Adobe Acrobat Reader con almacenamiento en la nube y servicios adicionales de firma electrónica a través de Adobe Sign. Esta plataforma permite a las empresas crear, editar, firmar y compartir documentos PDF de manera eficiente.
Con herramientas avanzadas para convertir, editar y anotar documentos, así como integraciones con Microsoft Office y Box, Adobe Document Cloud se posiciona como una solución completa para la gestión de documentos en empresas de todos los tamaños.
El único problema es que es más complejo que las herramientas anteriores. Es decir, requiere cierto tiempo y capacitación para sacarle el máximo rendimiento.
DocuWare
Por último, DocuWare es una plataforma de gestión documental y automatización de flujos de trabajo que permite a las empresas digitalizar y automatizar procesos documentales.
Como en los casos anteriores, este sistema facilita desde el almacenamiento seguro de documentos hasta la gestión de flujos de trabajo, el control de versiones y la integración con otras aplicaciones empresariales.
DocuWare está diseñado para mejorar la eficiencia operativa y facilitar el cumplimiento normativo. Es más, se podría decir que es el que más funcionalidades presenta para una gestión documental 100% completa. Sin embargo, su alto coste hace que la barrera de acceso para algunas compañías sea considerable.
Conclusiones sobre la gestión documental
Como hemos visto, la gestión documental en empresas es algo sumamente importante. Y para aquellas que buscan optimizar sus operaciones y garantizar la seguridad de su información es vital contar con soluciones adaptadas.
En este sentido, la elección del software adecuado debe basarse en un análisis detallado de las necesidades específicas de la empresa, considerando tanto las características técnicas como los costos asociados.
Es más, si ya cuentas con herramientas ERP, herramientas CRM o de cualquier otra índole, lo ideal es que sean compatibles y sea posible su integración. Así, la empresa trabajará de forma más eficiente y productiva.
¿Listo para transformar la gestión documental de tu organización? Si necesitas ayuda, escríbeme. Juntos encontraremos el sistema que más se ajuste a las particularidades de cada área de tu empresa.