Herramientas como los CRM son indispensables en el mundo de los negocios. Gracias a ellas es posible llevar un control más riguroso sobre la relación que la empresa tiene con el cliente, así como su estado dentro de las diferentes etapas que atraviesa antes y después de realizar una primera compra o contratación.
Las herramientas CRM simplifican e, incluso, automatizan algunas de las tareas relacionadas con la gestión de clientes. Para obtener buenos resultados, solo hay que elegir la que más se ajuste a las necesidades de la organización.
A continuación, te explico en detalle qué es un CRM y qué tipo de herramientas podemos encontrar en el mercado.
Herramientas CRM: Definición
CRM son las siglas de Customer Relationship Management, lo cual significa Gestión de la relación con los clientes.
Como ya adelantamos en la introducción, se trata de un tipo de herramienta tecnológica que permite a las organizaciones controlar y gestionar la relación que tienen con sus clientes gracias a la información que almacenan sobre ellos.
El manejo de herramientas CRM hace posible que todos los datos que podamos imaginar sobre nuestros clientes o potenciales clientes estén unificados en un mismo sitio. Por ejemplo, sus datos de contacto, el tipo de cliente, cómo lo hemos captado, emails enviados, llamadas realizadas, veces que se le contactó…
Es probable que muchos piensen que una hoja de excel cumple la misma función, pero con dicha herramienta se vuelve muy complicado hacer seguimiento de datos e incluso localizarlos para su consulta.
Además, si se configura de forma correcta, se actualizará a medida que los clientes van completando acciones. Una hoja de excel sólo se puede actualizar de forma manual, sino queda obsoleta rápidamente.
Por otro lado, la hoja de Excel puede ayudarnos a manejar la información cuando el volumen de clientes es pequeño, pero cuando supera los 100 contactos, se vuelve muy complejo.
Otra ventaja es que son herramientas alojadas en la nube, por lo que nos permiten acceder a ellas desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Además, tienen funcionalidades principales muy útiles como:
- Creación de listas para realizar campañas de marketing
- Creación de embudos para el ciclo de ventas, que nos permite controlar en qué fase de compra está cada oportunidad de negocio
Herramientas CRM: Ejemplos
Una buena herramienta de CRM es aquella que ayuda a priorizar tareas y nos ayuda a ser más productivos en nuestra gestión de los clientes. Por ello, la mayoría permiten realizar ajustes o implementar reglas para añadir puntos de seguimiento en función de las acciones realizadas.
De este modo, el equipo podrá centrarse en aquellas oportunidades que realmente son relevantes.
En los siguientes párrafos mencionaremos algunos ejemplos de herramientas CRM que encajan con esta línea.
¿Hay herramientas CRM gratuitas?
Antes de pasar a ver el listado de sugerencias de herramientas CRM que puedes encontrar en el mercado, es preciso responder a una de las preguntas más repetidas: ¿hay herramientas CRM gratuitas?
Lo cierto es que es complicado encontrar una herramienta CRM que sea potente y a la vez gratuita. Lo que sí podemos encontrar son algunas de las de pago con planes gratuitos. Normalmente, estos planes son para probar la herramienta y cuentan con algunas limitaciones como el número de contactos o el acceso a determinadas funcionalidades.
Entre este tipo de herramientas CRM podemos citar algunas como; HubSpot, Freshsales, Steack, Agile CRM, Suite, Zoho CRM, Sugar CRM, Apptivo, Britix24 o Insightly.
Las mejores herramientas CRM que puedes encontrar en el mercado
Tras analizar la definición de herramientas CRM y despejar la duda de si existen o no opciones gratuitas, enumeramos aquellas que mejores resultados ofrecen a las empresas.
Contar con uno de estos CRM es algo clave en el crecimiento de una organización. Gracias a ello, los datos de los clientes estarán perfectamente organizados y nos permitirá saber de un vistazo cuántas oportunidades tenemos delante de nosotros para, así, tomar decisiones que favorezcan los resultados.
Algunas de las que hemos probado y más me gustan por su potencial son:
- Hubspot. Ya hemos visto esta herramienta CRM en el párrafo anterior, ya que cuenta con una versión gratuita. Es una de las opciones más flexibles y completas del mercado, incluso en su versión gratuita. Incluye funcionalidades prácticas para gestionar contactos, localizar y hacer seguimiento de las oportunidades y cerrar ventas. Es muy popular entre las pymes.
- Salesforce. Una de las grandes ventajas de esta otra herramienta CRM es que permite añadir aplicaciones para sumar nuevas funcionalidades. Es notablemente personalizable y escalable. Se adapta fácilmente a las necesidades de cada empresa. Es fácil de usar y permite la integración con cualquier otra herramienta para ampliar sus ventajas. Pero hay que destacar que cualquier adaptación supone un elevado coste ya que suelen implicar programación a medida.
- Pipedrive. Ofrece 30 días de prueba gratuita y se dirige a cualquier tipo de empresa. Entre sus funciones, encontramos el manejo del embudo de ventas y la posibilidad de priorizar aquellas oportunidades próximas al objetivo, dar seguimiento a las conversaciones, la asignación de actividades a cada contacto, el acceso a informes y estadísticas, y la integración con otras apps.
- Activecampaign. Junto con HubSpot, esta herramienta permite automatizar tanto acciones de marketing como de ventas. Es decir, además de gestionar clientes y hacer seguimiento de oportunidades, facilita la generación de campañas y otras estrategias de marketing. Esta es una de sus ventajas más notables. Por otro lado, su lead scoring informa sobre cuáles son los leads más urgentes a tratar y cuáles pueden esperar.
- Zendesk Sell. Si buscas una solución sencilla, pero con gran potencial para el manejo de leads y oportunidades de negocio, esta herramienta de CRM puede servirte. Tiene una versión gratuita, con funcionalidades limitadas, que puede ayudarte a descubrir cómo funciona.
- Zoho CRM. Por último, nos encontramos con una herramienta muy utilizada entre las grandes empresas y que es capaz de adaptarse a cualquier tipo de proyecto, sea del tamaño que sea. Su gran ventaja es que tiene numerosas opciones de personalización. Es posible añadir o eliminar funcionalidades según los requerimientos de cada empresa y, por ello, es una de las favoritas de las grandes corporaciones.
Conclusiones sobre las herramientas CRM
Este tipo de softwares facilitan en gran medida el trabajo de los equipos de ventas en las empresas. Es muy recomendable contar con ellos e implementarlos de manera correcta. Solo así nos aseguraremos de tener un equipo altamente eficiente.
Sin duda, suponen un gran apoyo a la hora de gestionar tanto las ventas para conseguir más cierres como los datos de nuestra base de datos y obtener más rentabilidad de estos datos.
Si necesitas ayuda para implementar una herramienta CRM en tu negocio, puedes ponerte en contacto conmigo. Valoraremos tu empresa en conjunto y vuestras necesidades para identificar qué herramienta es la ideal para vuestra empresa.