Todos sabemos que el manejo de datos se ha vuelto algo indispensable para el crecimiento positivo de muchas empresas. Gracias a ellos, se dispone de un activo muy valioso para la toma de decisiones estratégicas.
Sin embargo, para que sea así, se precisa que se lleve a cabo una correcta gestión de los mismos. Esto será clave para caminar hacia el éxito o no de una empresa.
Aquí es donde cobra más sentido el concepto que abordaremos a continuación; el Data Integrity o integridad de datos. ¿Lo conoces? Se trata de uno de los elementos business intelligence más relevantes.
Data Integrity: ¿Qué es?
Si todavía no has oído hablar de este término, debes saber que es sinónimo de garantía. Más concretamente de garantía de que los datos que posee una empresa son coherentes, precisos y fiables.
En consecuencia, estamos ante un concepto que requiere que los datos se mantengan íntegros, sin alteración, se almacenen en un lugar apropiado y seguro y no haya manipulación alguna.
De este modo, el Data Integrity se vuelve una herramienta especialmente útil para tomar decisiones fiables. En caso de que haya algún fallo en lo anterior, estaremos ante una situación perjudicial para la empresa, por ello es tan importante implementar prácticas de Data Integrity sólidas.
Data Integrity o integridad de los datos
Una vez aclarado qué es el Data Integrity, conviene añadir que este abarca diferentes aspectos ligados a la gestión de los datos o información. Algunos de los puntos más relevantes son:
- Calidad. Este elemento apunta hacia la precisión, integridad y consistencia de la información y datos de una empresa. Para no perder ni un ápice de calidad, es fundamental contar con estándares que definan qué es calidad en los datos, controles que permitan validar los datos y auditorías frecuentes para detectar posibles incidentes y corregirlos.
- Consistencia. El Data Integrity también contempla que los datos estén actualizados y sean coherentes en cualquier área o aplicación de una empresa. Es vital que estén sincronizados y que existan políticas de actualización y gestión de cambios sólidas.
- Seguridad. Otro punto clave es la protección de datos. Esto está ligado al control de accesos. Es decir, no todos los miembros de una empresa pueden o deben tener acceso a la totalidad de los datos. Es fundamental saber quién tiene permiso para acceder a cada tipo de información. Esto debe cumplirse de forma estricta. Solo así se garantiza su confidencialidad, integridad y recuperación en caso de pérdida.
Estos puntos deberían estar contemplados en cualquier plan de empresa. Aquí tienes algunos ejemplos de un plan de empresa para entender cómo hacerlo.
Importancia del Data Integrity
Si nos fijamos en el ciclo de vida de los datos, observamos cómo estos sufren un sinfín de alteraciones. Por ejemplo, es posible replicarlos o transferirlos de unas herramientas a otras. Y eso al final puede derivar en algún tipo de error o peligro para su integridad y efectividad de uso.
Como solución, las compañías están empezando a usar sistemas de gestión en forma de software que los protegen. De este modo, resulta más sencillo cumplir con los objetivos ligados a ellos.
Por todo esto, es de vital importancia invertir esfuerzos en el Data Integrity y contar con herramientas y profesionales que garanticen su preservación.
¿Qué son los principios ALCOA?
En relación a la integridad de los datos, debemos citar a los principios ALCOA. Estos son un conjunto de elementos fundamentales utilizados en la gestión de la calidad de los datos que actúan para garantizar la seguridad de los mismos.
En total son 5 y se corresponden con las siglas, en inglés, ALCOA:
A- Atribuible (Attributable)
Este primer principio viene a decir que todos los datos que se generen deben quedar atribuidos a la persona que los ha generado o sistema. Es decir, al registrar los datos debemos añadir información sobre quién los registró, cómo, cuándo y el contexto en que se hizo.
Así no se pierde la trazabilidad de los mismos. Y si hay que realizar investigaciones o rendir cuentas en auditorías, tendremos información para hacerlo.
L- Legible (Legible)
Si ha quedado claro qué es el Data Integrity, entenderás que este principio esté presente en la gestión de la calidad de los datos. Se trata de garantizar que son claros, legibles y comprensibles para todo aquel que deba revisarlos o analizarlos.
Para ello, la información debe estar registrada de manera precisa y en un formato adecuado, evitando abreviaturas o escritura ilegible. Así evitamos malentendidos.
C- Contemporáneo (Contemporaneous)
Algo importante a destacar sobre la integridad de los datos es que estos deben registrarse en el momento en que se llevan a cabo las observaciones. Es decir, en el momento en que se obtienen, no sirve hacerlo tiempo después.
Esto garantiza la precisión y la integridad de la información, evitando la pérdida o la distorsión de los datos con el paso del tiempo.
O- Original (Original)
Los datos deben registrarse sin alterar ni manipular, en su forma más primaria. Del mismo modo, deben ser preservados y almacenados correctamente para su revisión o auditoría.
Si se realiza alguna modificación, esta debe estar muy bien documentada. Y no importa las veces que se cambien, todas las versiones deben estar accesibles.
E- Exacto (Accurate)
Con este principio lo que se quiere decir es que los datos deben ser fiables y exactos. Es decir, sin errores ni discrepancias. Si se detecta alguna, deberá ser corregida de inmediato. Lo ideal para garantizar esto es implementar controles de calidad de los mismos.
Conclusiones sobre el Data Integrity
Como decíamos al inicio, implementar el Data Integrity en una empresa es sinónimo de garantía. Los procesos que forman parte de él son clave para verificar su integridad y tratar cualquier tipo de error que pudiera darse en su transferencia o actualizaciones.
En este sentido, se recomienda a todas las organizaciones, además de seguir los principios mencionados:
- Realizar regularmente labores de limpieza y mantenimiento de datos.
- Capacitar al personal que va a ingresar datos sobre el modo correcto de hacerlo, así como de su mantenimiento.
- Asignar responsables de la calidad de los datos o información que la empresa maneja.
- Implementar reglas de validación de datos para controlar los valores que cada usuario ingresa en el sistema.
Llevar a cabo estos cuatro puntos ayudarán a aumentar la cultura del dato dentro de nuestras empresas, algo fundamental para que sea sostenible a largo plazo. Además, permitirá que cualquier análisis del negocio que hagamos sea muy fiable y se podrá realizar en el menor tiempo posible.
Si necesitas ayuda con el manejo o análisis de datos en tu organización, te invito a contactar conmigo. Como consultor de Business Intelligence y Power BI, puedo ayudarte a hacer un buen uso de ellos, sacarles el máximo partido y evitar problemas ligados a su integridad.
Escríbeme y hablamos sobre tu negocio. Estoy seguro que juntos podremos acelerar tus procesos de toma de decisiones gracias a un mejor uso de los datos disponibles.