El Business Intelligence o BI, está ligado al uso de herramientas, elementos y técnicas que se utilizan para convertir los datos e información de una empresa en conocimiento. Una de sus grandes ventajas o bondades es el apoyo que brinda a la hora de tomar decisiones empresariales.
Este aspecto es algo que debería ser muy valorado por las compañías. Pues una buena o mala decisión puede traducirse en ganancias o pérdidas económicas importantes. Por lo tanto, poder evaluar distintas posibilidades con una buena base de información y conocimiento, hace que estas se tomen de manera más certera.
A continuación, ahondaremos en este concepto y explicaremos qué es Business Intelligence exactamente y qué elementos y herramientas existen para incorporarlo en las empresas.
Business Intelligence: ¿Qué es o significa exactamente?
De manera general, podemos decir que el Business Intelligence se refiere al uso y explotación que hacen las empresas de los datos e información de que disponen, tanto interna como externa, para tomar decisiones sobre su negocio.
Normalmente se trata de información sobre sus clientes, competencia, mercado, proveedores, trabajadores y cualquier otra parte interesada.
Esta información es procesada gracias a herramientas como las que veremos más adelante y, una vez se completa el proceso, se puede emplear para tomar decisiones justificadas de valor para la empresa.
La información puede proceder de fuentes muy diversas. Lo importante es que la compañía sepa procesarla, analizarla y presentarla ante cualquier miembro de la misma para que pueda utilizarla fácilmente.
Como podrás imaginar, de aquí se derivan ciertas ventajas que merece la pena mencionar:
- Visión general de la empresa. Permite tener una visión general gracias al uso de información que proviene de diferentes fuentes; internas (CRM o ERP, entre otros) y externas (datos macro, información del mercado, redes sociales, etc.).
- Sólida toma de decisiones.Las empresas pueden basar sus decisiones en datos, no en conjeturas, lo cual hace que éstas sean más certeras.
- Rápida detección de problemas. Gracias al Business Intelligence, es posible detectar de manera rápida el origen de problemas como caída en las ventas, exceso de stock o cualquier otro problema.
- Ahorro de tiempo. Gracias a la automatización de todo tipo de informes, así como la detección de errores. Y es que su uso tiene un gran potencial a la hora de aumentar la productividad, especialmente, en los departamentos de Control de Negocio y Control Financiero.
- Grandes ventajas competitivas. Las compañías que usan herramientas de Business Intelligence obtienen una ventaja competitiva frente al resto, pues pueden repartir recursos de manera inteligente, conocer mejor al cliente, optimizar sus procesos comerciales o mejorar la cadena de suministro.
Es imprescindible destacar que, para que un proyecto de Business Intelligence tenga éxito, hay que garantizar el «Data Integrity». Es decir, que la información esté completa y sea totalmente fiable.
Para ello, es muy recomendable asignar un responsable de la calidad del dato (Data Integrity Owner) que se encargue de revisar que la información está libre de errores y, así, permita que los analistas o tomadores de decisiones dediquen su tiempo a analizar y decidir (y no a limpiar datos).
Elementos del Business Intelligence
Ahora que sabemos qué es o qué significa Business Intelligence y todas las ventajas que aporta a las empresas, veamos por qué elementos está formado.
Para que todo el proceso suceda de manera exitosa es preciso que el sistema cuente con todos sus componentes. Estos son los siguientes:
Fuentes de información
Como no podía ser de otro modo, el primer elemento que necesitamos en un proceso de Business Intelligence es la fuente de información.
De ella, se extraerán los datos que luego se utilizarán para el beneficio de la empresa. Estas pueden ser muy variadas. Hablamos, por ejemplo de:
- Herramientas CRM (Customer Relationship Management).
- Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning).
- Herramientas de Gestión de Proyectos.
- Herramientas de Time-tracking.
- Archivo Excel o csv.
- Texto.
- Bases de datos de la compañía (MySQL, SQL Server, etc.).
- Servicios en la nube como Azure, AWS o Google Cloud.
- Páginas web y otros servicios online.
Cualquier aplicativo, software o herramienta utilizada en la empresa, y que contenga datos de relevancia e interés para el negocio, será una fuente de información válida. En este sentido, dicha información debe ser accesible y extraíble.
Procesos de ETL
ETL son las siglas de Extract, Transform y Load. En español significa extraer, transformar y cargar. Este elemento, como su propio nombre indica, es el responsable precisamente de todas las fases mencionadas:
- Extraer los datos. Desde las diferentes fuentes de la compañía.
- Transformar los datos. Realizando una exhaustiva interpretación de los datos para comprobar que cumplen los requisitos establecidos. Posteriormente, estandariza la información de las distintas aplicaciones y convierte los datos a un formato específico para, así, poder ser utilizados.
*En caso de no comprobar los datos, arrojarán un error que hay que corregir, normalmente, consultando con el personal de la empresa. Este paso es crucial, por lo que se recomienda tener un responsable de la calidad del dato (Data Integrity Owner) que se encargue de hablar con el resto de personas del equipo para actualizar correctamente la información.
- Cargar los datos. Por último, se cargan en el sistema de destino, habitualmente una base de datos o Data Warehouse.
Base de datos o Data Warehouse (DWH)
Seguimos la lista de elementos de Business Intelligence con el DWH. Este se encarga de almacenar los datos y garantizar su flexibilidad, fácil acceso y administración.
El DWH es un almacén electrónico donde, la empresa en cuestión, tiene guardada toda la información o datos que posee. Como cabría esperar, destaca por su seguridad, fiabilidad y fácil recuperación.
Herramientas de visualización
El cuarto elemento, son las herramientas que podemos usar para visualizar, analizar y navegar entre los datos. Lo veremos más en detalle en la siguiente sección, donde te describiré qué tipos de herramientas existen y mencionaré algunas de las más destacadas.
Herramientas de Business Intelligence
Hoy en día, existe una gran cantidad de herramientas de visualización de Business Intelligence, algunas incluso gratuitas. Y su principal utilidad es:
- Conectarse a tus datos y las fuentes de información de la empresa.
- Interrelacionar las diferentes fuentes de información y tablas de cada fuente.
- Calcular las diferentes métricas que queremos analizar.
- Generar informes visuales.
- Actualizar los informes automática y recurrentemente (cada «X» horas o día, por ejemplo).
- Compartir los informes con el resto del equipo
Power BI
La primera herramienta que me gustaría compartir es Power BI. Se trata de una aplicación de Microsoft que ayuda a optimizar y simplificar los procesos de análisis de datos. Además, permite a los usuarios:
- Conectarse a sus datos.
- Crear informes y visualizaciones.
- Compartirlos todos los datos e informes fácilmente.
Favorece la toma de decisiones y permite su uso en dispositivos móviles. También cuenta con una versión de escritorio, con la que es posible trabajar en el modelado de datos y creación de informes, y una versión online para compartir los informes con el resto del equipo.
Looker (DataStudio)
Otra de las que merece la pena mencionar es Looker Studio de Google. Una herramienta online de muy fácil uso, que permite analizar la información creando reportes visuales. Es recomendable si la información está en una misma tabla, ya que si su sistema de modelaje de datos no es tan completo como el de Power BI.
Otra ventaja a destacar, adicional a su fácil uso y acceso, es que también es muy sencillo compartir los informes con el resto de miembros del equipo.
QlikView
Por último, hablamos de una aplicación que combina los datos para generar informes de manera rápida y sencilla. Además, QlikView facilita la exportación de toda la información en documentos Excel. Con lo cual, es una herramienta flexible y que se puede usar tanto online como offline.
Tableau
Se trata de otra de las herramientas de Business Intelligence más populares. De hecho, se puede decir que es una de las plataformas líderes en el mercado en la visualización de datos.
Tableau cumple con la función principal de simplificar la información. En otras palabras, transforma los datos más complejos en información más visual, asequible y fácil de explorar y compartir. Todo ello pensado para el éxito de los negocios.
Todas ellas son herramientas muy útiles y recomendables, con un uso muy similar, dependerá de tus necesidades y preferencias para elegir una u otra.
En mi caso, mi preferida es Power BI por su conectividad, facilidad para la modelización de datos y creación de visualizaciones así como su bajo coste.
Conclusiones acerca del Business Intelligence
El Business Intelligence es un ámbito muy amplio y que, probablemente, avanzará de manera acelerada en los próximos años, ya que nos permite identificar patrones y tendencias en nuestro negocio y clientes. Todo ello nos ayuda a tomar mejores decisiones, así como aumentar la productividad y rentabilidad.
Como hemos visto, es fundamental establecer un Data Integrity Owner para que los analistas y tomadores de decisiones inviertan su tiempo en lo que realmente importa; analizar y decidir.
Conforme avance el tiempo, habrá más negocios que lo utilicen de manera consolidada. Por ello, y para no quedarse atrás, es fundamental entender cómo funciona e implementarlo en las organizaciones. Sin duda, hay muchos beneficios esperándonos. ¡Tan solo hay que saber cómo aprovecharlos!