En el dinámico mundo empresarial actual, la eficiencia financiera es clave para el éxito a largo plazo. En este sentido, no basta con llevar al día la contabilidad o tesorería, o tener claro cuál es tu umbral de rentabilidad, también es importante trazar estrategias, por ejemplo, para reducir los costes de una empresa.
Sin duda es un reto importante y complejo, pero no imposible. A continuación, te mostraré algunas de las alternativas más efectivas para lograrlo. Veamos cómo reducir los costes de tu empresa.
Razones para reducir los costes
No es casualidad que unos costes reducidos sean el objetivo a alcanzar por empresas de todo tipo y de diferentes sectores. Esto se debe a que al reducir el gasto de producción obtenemos una serie de beneficios:
- Aumenta la rentabilidad. Si logramos hacer productos u ofrecer servicios a un coste más bajo, se incrementa la cantidad que gana la compañía por cada uno que consigamos vender.
- Mejora la competitividad. Si se sabe cómo reducir los costes de una empresa, se puede aprovechar ese ahorro para ofrecer productos o servicios a un precio más bajo, así como utilizar el ahorro para invertir en innovación y mejorar lo que ya tenemos en el mercado. En ambos casos conseguimos ventaja competitiva.
- Contribuye a la sostenibilidad del negocio. El mercado puede llegar a ser imprevisible. A una empresa le puede ir bien hoy y encontrarse en dificultades mañana. Pero si logramos reducir los costes, podemos construir un fondo de emergencia más grande, que permita a la entidad resistir cuando las cosas no van tan bien.
Estos son solo algunos de los beneficios, pero hay muchos más. Lo importante aquí es que una gestión eficiente de los costes es fundamental para el éxito empresarial y para garantizar la viabilidad del negocio.
Cómo reducir los costes de una empresa
Contrariamente a lo que se piensa, no siempre que se habla de reducir los costes hay que recortar para ahorrar. En la mayoría de los casos, cuando se trata de cómo reducir los costes fijos o variables, es suficiente con hacer un buen análisis y distribuir bien los recursos, tal y como vamos a ver a continuación.
Gestionar y planificar las finanzas
Como he señalado antes, llevar la contabilidad al día es algo que nos exige la normativa tributaria. Pero que también tiene múltiples beneficios a nivel interno. El más importante de ellos es que nos ayuda a saber cuántos recursos tenemos disponibles y cómo estamos gastando el dinero de la empresa.
Por tanto, el primer paso para poder reducir los costes es tener las cuentas en orden y planificar las finanzas a través de un presupuesto. Para ello, tendremos que invertir tiempo en calcular cuestiones como el margen bruto.
Realizar este esfuerzo merece la pena a cambio de conseguir una contabilidad saneada y realmente útil para la toma de decisiones.
Reducir o eliminar los “gastos hormiga”
Se llaman así ese conjunto de gastos que están presentes en todos los negocios, pero que no son realmente necesarios. Por ejemplo, si estamos pagando una suscripción a una publicación profesional que resulta que nadie consulta.
Con un poco de análisis y dedicación, podemos reducir los costes en varios cientos e incluso miles de euros cada año, y solo a base de poner los gastos hormiga en perspectiva.
La idea es eliminarlos totalmente o, en su defecto, intentar reducirlos todo lo posible. Por ejemplo, negociando con el banco, o buscando otra entidad bancaria, que no nos cobre comisiones por ciertas operaciones.
Gestionar bien los cobros y los pagos
Pagar fuera de plazo puede implicar que tengamos que abonar intereses de demora y recargos. Por otro lado, si son nuestros clientes los que no abonan sus facturas a tiempo, esto nos puede provocar un problema de liquidez que podría llevarnos a no pagar nosotros a tiempo nuestras deudas.
Una mala gestión de los cobros y de los pagos tiene un sobrecoste que pocas veces se tiene en cuenta. Ahora que lo sabes, asegúrate de reclamar tus facturas vencidas lo antes posible, y cumple escrupulosamente con los plazos de pago que te han dado tus proveedores.
Externalizar (o no) ciertos servicios
Cuando se trata de cómo reducir los costes de personal, lo más habitual es externalizar ciertas tareas. Por ejemplo, contratar un profesional independiente que se encargue de los Recursos Humanos, o del marketing. Y así no necesitamos tener a nadie en nuestra empresa que asuma estas labores.
En muchos casos contratar a un profesional externo es más barato que tener a alguien fijo en plantilla que realice ciertas tareas. Pero, para saber si debemos externalizar o no, primero debemos hacer un cálculo de lo que nos cuesta tener un trabajador y lo que nos costaría externalizar el servicio.
Gestionar mejor el inventario
El stock o inventario tiene una incidencia directa sobre los costes de un negocio. Si no está bien gestionado puede suponer:
- Pérdida de ingresos. Al no poder atender los pedidos porque no se tienen materiales o productos suficientes.
- Pérdida de dinero invertido. Si los productos almacenados no se venden, o incluso si se deterioran y dejan de ser aptos para el uso.
Además, no podemos olvidar que tener la mercancía acumulada también supone un gasto en instalaciones, luz, etc. Por tanto, lo que se impone en estos casos es hacer una buena gestión del inventario. Asegurando que haya productos suficientes para atender a la demanda, pero sin que den lugar a un inmovilizado del capital.
Sacarle partido a la información
Herramientas como los informes automatizados nos permiten tener un mayor control sobre cómo está funcionando la organización en sus diferentes niveles. Por ejemplo, qué ingresos están entrando por ventas, cuánto estamos pagando a los proveedores cada mes, o qué resultados está dando la inversión en marketing.
Gracias a las nuevas tecnologías, los datos acumulados en los equipos informáticos de un negocio se convierten en información muy útil y fácil de entender. Y esta es una herramienta esencial para ver dónde estamos utilizando los recursos de una manera ineficiente, y tomar decisiones al respecto.
Ahora que sabes cómo reducir los costes, es hora de empezar a hacer un análisis a fondo de tu negocio. Si necesitas ayuda en estas u otras cuestiones empresariales, estoy a tu disposición.