En el competitivo mundo empresarial de hoy en día, la eficiencia y la gestión efectiva de los recursos son clave para el éxito. Es por eso que muchas empresas optan por aprovechar las ventajas de un ERP o, traducido al castellano, sistema de planificación de recursos empresariales.
Se trata de softwares pensados para agilizar la gestión empresarial, pues a través de las herramientas ERP podemos gestionar las facturas, estar al tanto del stock que nos queda, organizar las finanzas, ver datos relacionados con los recursos humanos, conocer las ventas realizadas en un determinado mes…
Precisamente por tener tantas funcionalidades, manejar este sistema no siempre resulta sencillo. Pero, una vez que conocemos las ventajas de usar un ERP, vemos que merece la pena invertir tiempo y esfuerzo en aprender a usarlo y a sacarle el máximo partido posible.
Ventajas de un ERP para las empresas
En plena era de la digitalización y la automatización de procesos, las empresas cada vez se interesan más por las ventajas de implementar un ERP.
Si tú también estás pensando en ello, a continuación puedes ver sus beneficios de una manera más detallada. Estoy convencido que, después de leer este artículo, al menos te decidirás a probar este tipo de software.
Integración de procesos
Cuantos más departamentos componen una empresa, más difícil se hace la gestión para los directivos. Y es que pueden encontrarse con el problema de no saber bien dónde buscar los datos necesarios para tomar buenas decisiones.
Una de las ventajas de un sistema ERP es que acaba con la dispersión de la información. Este permite integrar y consolidar todos los datos de operaciones de diferentes departamentos a través de una única plataforma, lo que aumenta la eficacia y reduce las pérdidas de tiempo a la hora de buscar información.
Automatización
La tecnología del ERP permite convertir en automáticas ciertas tareas y procesos, evitando así el error humano y despojando a los trabajadores de la obligación de asumir responsabilidades de escaso valor. De modo que estos puedan dedicar su talento a actividades más productivas y con mayor valor agregado.
Por ejemplo, un software de este tipo aplicado al área de contabilidad, es capaz de extraer de forma automática los datos de las facturas elaboradas y recibidas, e incluirlos en los correspondientes libros de registro.
Mejora la toma de decisiones
Una información correcta y debidamente actualizada es esencial para tomar decisiones estratégicas. Y es aquí donde podemos apreciar una de las grandes ventajas de un ERP para la empresa.
El sistema se encarga de proporcionar datos actualizados en tiempo real en cualquier momento, por lo que quienes deben tomar decisiones siempre van a tener a su disposición información actualizada. Esto permite detectar tendencias, pero también anticiparse a problemas e incluso aprovechar oportunidades.
Eficiencia operativa
Al automatizar y optimizar procesos genera de manera inmediata un efecto muy beneficioso para las empresas; mejora la eficiencia operativa. Esto quiere decir que son capaces de utilizar mejor sus recursos, incrementando su productividad y reduciendo los costes. Y no podemos olvidar que lograr hacer más con menos consumo de recursos, es uno de los objetivos prioritarios de cualquier negocio.
Escalabilidad
Un ERP puede ser tan grande y tan complejo como lo necesite cada empresa. En la mayoría de los casos, este software se comercializa a través de módulos que trabajan en diferentes áreas; contabilidad, finanzas, gestión del stock, recursos humanos, etc.
La empresa decide qué módulos necesita y, si con el paso del tiempo escala el negocio y necesita un software más complejo, puede ir contratando nuevos paquetes o módulos.
Reducción del error humano
Tal y como he mencionado al hablar de la automatización, una de las grandes ventajas de este sistema es que reduce notablemente el error humano. El sistema es capaz de trabajar de manera bastante autónoma, evitando a los trabajadores tener que hacer tareas tediosas como cargar datos, que es una labor en la que suelen producirse errores.
El sistema extrae los datos y los carga donde corresponde, evitando así que se produzcan fallos de transcripción o se dupliquen datos.
Mejora de la atención al cliente
Otra de las ventajas de un ERP es que también ayuda en las relaciones con terceros, ya sean clientes o proveedores. Estos sistemas centralizan la información y la actualizan en tiempo real. Como resultado, la empresa puede ofrecer un mejor servicio al cliente, resolviendo rápidamente sus dudas sobre su pedido.
Facilita el cumplimiento normativo
Las empresas tienen que cumplir con ciertos trámites a nivel fiscal y contable, y el software ERP resulta de gran ayuda. Por ejemplo, permite elaborar de manera rápida y sencilla una factura electrónica.
Además, se encarga de mantener siempre al día los libros de contabilidad, listos por si hay que pasar alguna inspección por parte de Hacienda.
Desventajas vs Ventajas de un ERP
¿Debemos centrarnos únicamente en las ventajas de un ERP a la hora de tomar la decisión de implementarlo? La verdad es que no, ninguna herramienta es infalible. Como ocurre con otros programas, también debemos hablar de ventajas y desventajas de un sistema ERP.
Este software tiene un coste inicial que suele ser alto, ya que dentro del mismo se engloban tanto el precio del programa en sí mismo, como la capacitación que ha de recibir el personal que lo va a utilizar.
Por otro lado, como es un sistema complejo, el tiempo de implementación puede llevar varios meses. Además, supone cambiar totalmente la forma de trabajar, y esto puede provocar rechazo en algunos trabajadores, que se sienten en cierta medida “reemplazados” por un software.
Por suerte, ninguna de estas desventajas es insalvable. El coste de adquisición y de formación de los empleados no deja de ser una inversión porque, una vez que el sistema esté funcionando a pleno rendimiento, la productividad va a mejorar tan rápidamente que el retorno de la inversión será mayor del esperado.
Por otro lado, en cuanto los trabajadores vencen el miedo inicial y empiezan a familiarizarse con el ERP, descubren que este es bastante intuitivo y que puede facilitarles mucho su día a día. Esto hace que se acabe convirtiendo en una herramienta imprescindible para ellos.
Sí, este software tiene algunas desventajas salvables, pero las ventajas de un ERP para una empresa pesan mucho más en la balanza.
¿Necesitas ayuda a la hora de elegir herramientas para tu negocio o tomar otras decisiones estratégicas? Si es así, estoy a tu disposición con mi consultoría de negocio. Escríbeme y hablamos.