La gestión eficiente del stock es fundamental para que la empresa pueda cumplir con sus compromisos comerciales. En este sentido, la variación de existencias también influye de manera directa en la contabilidad. Los cambios producidos, tanto en la cantidad como en el valor de las mercancías que conforman el inventario, afectan a sus estados financieros.
El objetivo de las empresas en lo que respecta a los productos o materias primas inventariados, es mantener un nivel mínimo óptimo que permita atender a la demanda. ¿La razón? Un exceso de stock implica que los costes de almacenamiento se multipliquen.
Además, cuanta más mercancía almacenada haya, más riesgo existe de perder dinero si baja la demanda y esos artículos no se pueden vender o, incluso, si hay algún tipo de imprevisto que acaba echando a perder los productos almacenados (como un incendio o inundación). Dicho esto, veamos qué es y cómo se calcula la variación de existencias.
¿Qué es la variación de existencias?
Queda claro que el stock tiene un impacto directo en los resultados económicos de la empresa, pero dicho impacto va más allá de esto que acabamos de ver… Éste se materializa a través de lo que conocemos como variación de existencias.
La variación de existencias, es un ajuste contable que se realiza antes de un cierre contable (mensual, trimestral o anualmente) para que la cuenta de resultados muestre el margen real de la empresa y las existencias correctas en el balance.
Con este término, hacemos referencia a la diferencia que hay en las existencias almacenadas a lo largo de un ejercicio contable. Es decir, cuál es el número y valor (según su precio de compra) de las mercancías el primer día de ejercicio y cuál el último día. Esta diferencia se ajusta en la cuenta de resultados y en el balance para que, así, se muestren los datos financieros correctamente, resaltando el margen bruto.
Se realiza este ajuste porque, a nivel contable, se suelen llevar las compras realizadas durante el ejercicio a una cuenta 6000 de Compra de Materias o Producto Terminado. Esto supone que se refleje el total de compras y, por tanto, no el coste de las ventas.
Para poder reflejar correctamente el coste de las ventas, y con ello el margen bruto de la empresa, realizamos la variación de existencias. No obstante, entender qué es la variación de existencias resulta más sencillo con un ejemplo práctico:
Imaginemos una tienda de electrodomésticos con un margen por producto del 50% y que arranca el ejercicio fiscal con productos en su almacén por valor de 20.000 €. A lo largo del año realiza compras a sus proveedores por valor de 55.000 € y sus ventas tienen un valor de coste total de 50.000 € (ha vendido al cliente por 100.000€, sin realizar descuentos) .
A final de año, la variación de existencias será de 5.000 €:
- 20.000 al inicio
- + 55.000 de compras (entradas)
- – 50.000 de valor de coste de las ventas (salidas)
- = 25.000 de valor de stock al final del ejercicio.
Entonces, 25.000 stock al final – 20.000 stock al inicio = 5.000€ de variación de existencias.
Esto se debe a que, al finalizar el período de referencia, los bienes que hay en su inventario tienen un valor que es 5.000 € más alto que al empezar. En nuestra contabilidad, esto se reflejará como más existencias en el balance (cuenta 3000) y como menos coste de compras en la cuenta de resultados (cuenta 6100).
Cuenta de resultados antes de calcular la variación de existencias:
- Ingresos (cuenta 7000) = 100.000€
- Compras (cuenta 6000) = -55.000€
- Beneficio = 45.000€ (margen del 45%, que no es real, ya que falta realizar la variación existencias)
Cuenta de resultados tras realizar la variación de existencias:
- Ingresos (cuenta 7000) = 100.000€
- Compras (cuenta 6000) = -55.000€
- Variación existencias (cuenta 6100) = 5.000€
- Beneficio = 50.000€ (margen del 50%, éste si ya es el real)
¿Cómo afecta la variación de existencias al beneficio?
Para saber cómo afecta la variación de existencias al beneficio neto, hay que calcular el coste de los bienes vendidos. Así podemos saber si ha habido ganancias o pérdidas.
En consecuencia, la variación puede tener un carácter positivo o negativo:
- Variación positiva de existencias:
Significa que el valor del inventario se ha incrementado durante el período contable, ya sea porque se ha comprado más o porque se ha aumentado la producción. La variación de existencias se resta de los costes de bienes vendidos y así se obtiene el beneficio bruto.
- Variación negativa de existencias:
Significa que al final del período contable el valor del inventario es inferior al valor de inicio. Esto puede estar causado por una disminución en las ventas o porque se ha optimizado la gestión del stock ajustando los periodos de compra y almacenaje en relación a la ventas.
Para calcular el beneficio bruto hay que imputar la variación de existencias con signo negativo en la cuenta de resultados, para que incremente los costes de compras. La disminución de las existencias reduce el beneficio neto de la empresa, porque hace aumentar los costes relacionados con la adquisición de nueva mercancía para el stock.
- Variación de existencias cero:
Las existencias al final del ejercicio son exactamente las mismas que al comienzo, no se han aumentado ni reducido los recursos. Aunque es una opción posible, es muy difícil que ocurra.
¿Cómo se calcula y contabiliza la variación de existencias?
Contabilizar la variación de existencias y dejar constancia de ello a través de los asientos contables, es labor de los miembros del departamento de contabilidad. El análisis de los resultados, y cómo aplicar esa información para tomar mejores decisiones de cara al futuro, es tarea del director financiero.
Su papel es especialmente importante cuando se trata de que la salud financiera del negocio sea la mejor posible. De ahí la necesidad de estar al tanto del concepto de que es un CFO. Pero para que los datos lleguen hasta el CFO, primero es necesario saber cómo se calcula la variación de existencias y cómo se añaden sus resultados a la contabilidad.
Cuándo se calcula la variación de existencias
Para explicar cómo se calcula y contabiliza la variación de existencias, primero debemos mencionar cuándo se calcula. La operación se puede llevar a cabo a final de mes o el día del cierre del ejercicio, que suele coincidir con el año natural (31 de diciembre). Realizado el cálculo, se procede a hacer el asiento de variación de existencias.
Cómo calcular la variación de existencias
Una de las dudas más frecuentes es cómo se realiza el cálculo. De forma general, se sigue la fórmula:
Variación de existencias = existencias finales – existencias iniciales
Para poder hacer este cálculo, primero tiene que estar claro el número o valor de las existencias que hay al final del ejercicio. Esto se obtiene mediante la fórmula:
Existencias finales = existencias iniciales + existencias fabricadas o compradas – existencias vendidas
El asiento contable de variación de existencias
Efectuados los cálculos, se procede a realizar dos apuntes contables para dejar constancia de los cambios que ha experimentado el stock de la empresa:
- Abono. En la cuenta 300 (Mercaderías) se abona por las existencias iniciales con cargo a la cuenta 610 (Variación de existencias).
- Cargo. Se carga por las existencias finales a la cuenta 300 con cargo a la cuenta 610.
Según el caso concreto, intervienen otras cuentas en la variación de existencias, como la de productos en curso (330) o la de variación de productos en curso (710).
Conclusiones sobre la variación de existencias
La variación de existencias influye en la contabilidad y es fundamental realizar para reflejar correctamente los resultados financieros del negocio. Precisamente por ello, es importante hacer un registro preciso del stock y reflejar con precisión las variaciones que se producen en el mismo. Porque así se puede estudiar mejor el desempeño financiero de la empresa.
Tener claras cuestiones financieras complejas como esta que hemos analizado, y otras, te ayudará a llevar tu negocio un paso más allá. Por eso, si lo necesitas, no dudes en ponerte en manos de expertos en consultoría de negocio.