Las bases de datos son uno de los recursos más valiosos para un negocio. En ellas se almacena una gran cantidad de información que puede transformarse en beneficios. Sin embargo, una mala gestión o un uso inadecuado de las mismas puede derivar en todo lo contrario.
A continuación, hablaremos sobre los tipos de bases de datos que existen y su importancia en las organizaciones. Saber de antemano cómo se clasifican nos ayudará a trabajar de forma más beneficiosa.
Tipos de bases de datos: Clasificaciones genéricas
Antes de nada conviene mencionar que una base de datos es una herramienta o conjunto de datos que permite a los negocios almacenar y trabajar con grandes cantidades de información. Estas favorecen su organización y facilitan su uso y consulta.
De forma general, se clasifican en función de la naturaleza de los datos y según los métodos de almacenamiento. En cualquier caso, suponen un instrumento que impacta de forma positiva en la productividad de la organización y que facilita la toma de decisiones en la mayoría de procesos.
Tipos según la naturaleza de los datos
En primer lugar, si atendemos al tipo de contenido que almacenan y el modo en que lo hacen, podemos distinguir entre bases de datos estáticas, dinámicas, bibliográficas y directorios.
- Bases de datos estáticas y dinámicas. La principal diferencia entre los tipos de bases de datos estáticas y dinámicas es que en el primer caso la información no se modifica, son datos históricos, y en el segundo sí. Una base de datos dinámica es aquella que se actualiza con el paso del tiempo. Incluso está permitido añadir o borrar información.
- Bases de datos bibliográficas. Suelen estar formadas por cifras o números. Contienen referencias acerca de un texto más amplio. Por ejemplo, un autor, fecha o título. En ningún caso encontraremos textos completos.
- Directorios. Son de los tipos de ficheros en bases de datos más comunes entre las empresas. Normalmente están formados por nombres, direcciones, datos personales, teléfonos, emails y otra información de interés. Por ejemplo, estos directorios pueden estar elaborados a partir de datos de clientes o proveedores.
Tipos de base de datos según el orden de la información
En función del modo en que se almacenan los datos o los métodos de administración y estructuración, es posible distinguir varios tipos de datos en bases de datos.
- Bases de datos jerárquicas. El modo en que se almacenan los datos responde a una estructura jerárquica. Existe un registro que es el principal y, de él, derivan otros ficheros secundarios con información relacionada. Es uno de los tipos de bases de datos más útiles cuando se manejan volúmenes elevados.
- Bases de datos relacional. Este otro tipo puede resultar similar al anterior, pues la distinta información almacenada guarda relación entre sí. Sin embargo, no responde a una estructura jerarquizada, sino que únicamente se establecen relaciones entre puntos clave de la base de datos. Es un tipo de base de datos muy utilizada y el lenguaje más extendido que se emplea para acceder y manipular las bases de datos es SQL (Structured Query Language).
- Bases de datos multidimensional. Cuando hablamos de base de datos y tipos es esencial hacer referencia a las multidimensionales. Son una combinación de las dos anteriores y, como tal, combina las ventajas de ambas. Está ligada al pensamiento analítico.
- Bases de datos documentales. En caso de que la empresa tenga que almacenar un volumen de información considerable, conviene hacer uso de los tipos de bases de datos documentales. Son las que más ventajas ofrecen en este sentido, beneficiando la productividad y la eficacia en el entorno laboral. Se sirve de documentos para categorizar la información y facilitar las consultas.
- Bases de datos deductivas. Por último, resulta interesante hablar sobre las de tipo deductivas. Son aquellas que constan de un sistema con reglas predefinidas que, en función de la consulta realizada, deduce una respuesta.
Tipos de bases de datos y ficheros que usan las empresas
Una vez que hemos descrito las distintas clasificaciones que es posible realizar de las bases de datos, veamos cuáles son las más comunes en las empresas. Es decir, aquellas que más beneficios aportan al negocio.
Inventario
La gestión de inventario es una de las tareas más recurrentes en las empresas. Gracias a la información que arroja es posible obtener datos importantes sobre los distintos procesos de producción, costes y tiempos.
Como no podía ser de otro modo, una base de datos de inventario es aquella que ofrece un registro completo de todos los productos o recursos que posee la empresa. Igualmente es relevante a la hora de clasificarlos debidamente.
Esta información facilita a las organizaciones una visión amplia de las existencias disponibles y de las necesidades existentes para continuar generando ingresos.
Recursos humanos
Este es otro de los tipos de bases de datos más comunes y útiles para un negocio. Como su propio nombre indica se trata de una recopilación de los diferentes datos de todos sus empleados. Del mismo modo, también puede almacenarse información de futuros candidatos.
Su principal utilidad es gestionar aspectos como bajas, vacaciones, desempeño, contratos o nóminas.
En el caso de los procesos de selección también puede servir para encontrar al profesional ideal entre todos los currículums recibidos.
Proveedores
Para las empresas es importante contar con una base de datos de proveedores. Tanto de aquellos con los que suele trabajar de manera habitual como de los que es posible que necesiten.
Lo ideal es almacenar sus datos de contacto y todas las condiciones acordadas, pero también cualquier otra información que pueda resultar útil a la hora de realizar una búsqueda y su posterior selección. Por ejemplo, un portfolio de trabajo o una relación de empresas que lo recomiendan.
Clientes
Para acabar mencionamos una base de datos que es indispensable en las empresas: la base de datos de clientes. De otro modo no sería posible su correcta gestión y tratamiento. Igualmente sin ellas será muy complicado realizar cualquier promoción o venta automática.
Normalmente, este tipo de base de datos está formada, además de por clientes, por posibles oportunidades de negocio o clientes potenciales. Lo ideal es que estén separadas o segmentadas de algún modo para poder trabajar con ellas individualmente.
Conclusiones sobre los tipos de bases de datos
Los diferentes tipos de bases de datos son una excelente herramienta de gestión para los negocios. Sin embargo es preciso que estén correctamente configuradas para poder administrarlas y utilizarlas sin incidentes.
Adicionalmente, existen multitud de gestores de bases de datos (MySQL, SQL Server, MongoDB, etc.) de las que hablaremos en detalle en otro post.
Como siempre, resulta fundamental la figura de un Data Owner o Data Controller que se asegure que la información que disponemos es correcta y fiable en todas las bases de datos ya que, si no, su uso se convertirá en un quebradero de cabeza y el equipo directivo perderá la confianza en los datos proporcionados. Una manera muy útil es a través del Business Intelligence controlling.
Si necesitas ayuda para gestionar y clasificar tus bases de datos, ponte en contacto conmigo. Después de conocernos y hablar sobre tu empresa, podremos establecer algunas líneas de mejora para implementar de manera conjunta.