Vivimos en un mundo en el que el acceso a la información y los datos es más fácil que nunca. De ahí que hayan surgido soluciones como el Business Intelligence Controlling para aprovechar la oportunidad y hacer un buen uso de ellos aplicado a las empresas.
Hoy en día, ya son muchas las compañías que la utilizan para dibujar escenarios posibles y poder trazar estrategias adaptadas a ellos. Siempre en pro del negocio.
Sin ninguna duda, la información actualmente es poder y su correcta gestión y utilización han cobrado un papel clave, tanto en áreas directivas como en el control de la gestión de las organizaciones.
A continuación, explicaré qué es exactamente el Business Intelligence aplicado al control de gestión y por qué es tan relevante en el mundo de los negocios.
¿Qué es el Business Intelligence Controlling?
Anteriormente hemos abordado en el blog la respuesta qué es Business Intelligence. Pero, en esta ocasión, hablamos sobre el Business Intelligence Controlling, un concepto que nace para abordar los beneficios del Business Intelligence aplicados al control de la gestión.
Estos beneficios están ligados a la automatización para la detección de errores. Pero, para explicarlo mejor, te pondré un ejemplo.
Pensemos en cómo se suele elaborar un informe:
- Accedemos al ERP de la empresa, CRM o programa informático que se utilice en la compañía.
- Descargamos en Excel la información.
- Creamos los informes correspondientes.
- Revisamos en detalle el informe y sus datos para obtener conclusiones.
No obstante, si en el último paso nos damos cuenta que los datos no son correctos (o no están bien clasificados), le pedimos a quien corresponda que los corrija para volver a empezar el proceso desde el paso 1.
¿No crees que es un proceso algo tedioso, ineficiente y repetitivo? Aplicando el Business Intelligence, podríamos detectar estos errores y ahorrarnos la mayoría de los pasos anteriores. El proceso sería el siguiente:
- Definir el proceso de revisión de datos. Hablamos, por ejemplo, de qué es lo que debería cuadrar o qué datos se consideran un error. El más típico sería que un producto tenga un margen de +80% cuando tu margen medio es del 40%.
- Detectar las fuentes de información. Es decir, de dónde salen los datos. Esto puede ser un ERP, CRM, o cualquier otra herramienta.
- Crear las conexiones a tus fuentes de datos. Para poder recogerlos y analizarlos.
- Preparar paneles de errores en base al proceso de revisión. Para que tan sólo aparezcan aquellos errores que saltan a la vista inmediatamente. Así, sin perder tiempo, se podrá enviar ese panel con el error a la persona adecuada para corregirlo.
Estos cuatro pasos nos ayudan a automatizar la detección de errores con la menor inversión de tiempo posible. A su vez, conseguimos liberarnos de tareas de cero valor añadido al negocio.
A pesar de que el ejemplo trata sobre revisión de datos, este mismo proceso se puede aplicar a cualquier otro fin del que quieras tener total certeza de sus resultados.
Para acabar, es importante mencionar que esta aplicación del Business Intelligence ayuda también al éxito de los propios proyectos de BI, que fracasan muchas veces porque la dirección, o las personas que tienen que usar esos paneles, no se fían de la información que aparece en los informes.
Normalmente el problema viene porque los datos procedentes de las fuentes de información, es decir, los sistemas de la empresa, no están correctamente imputados o clasificados.
Por ello, es fundamental crear paneles de errores y asignar un owner de los datos y paneles para asegurar que siempre estén a cero.
Así, este proceso supone una gran ventaja tanto para el Controller como para el analista. El primero es el responsable de monitorizar la información y, así, evitar situaciones indeseadas. Y, el segundo, es el responsable de convertir los datos en información de valor.
Beneficios del Business Intelligence Controlling en Control de Gestión
Como podrás imaginar, todo esto tiene un enorme potencial para las empresas, siempre y cuando se sepa utilizar de manera correcta. Y, además, se traten los datos adecuadamente.
En este sentido, de forma general hablamos de una mejor gestión empresarial, pero si entramos en el detalle, podemos destacar beneficios como los siguientes.
- Mejores decisiones:
Como veníamos diciendo, el Business Intelligence Controlling es una gran herramienta para tomar decisiones basadas en información validada y contrastada, pues nos aseguramos de que no existen errores en los datos.
Esto supone una gran tranquilidad para la empresa, quien mejora su proceso de toma de decisiones de manera notable.
- Eficiencia operativa:
Por otro lado, y dada que las decisiones y acciones que se desarrollan están justificadas en información de valor, la eficiencia operativa de la empresa aumenta. Esto evita que la compañía destine recursos a fines que no son rentables (o que están destinados al fracaso).
El Business Intelligence Controller consigue, con ello, optimizar la gestión de la empresa en todos los departamentos o áreas de la misma.
- Planificación óptima:
Un Business Intelligence Controller además de optimizar los procesos de gestión de la empresa a partir de datos sin errores, debe asegurar que las planificaciones que realiza son correctas. O al menos están orientadas hacia el buen funcionamiento.
Además, es importante destacar que otro de los grandes beneficios de esta herramienta es validar cualquier plan estratégico de la empresa. La información estará disponible para informar sobre posibles errores a evitar.
- Reducción de errores:
Ligado a lo anterior, gracias al Business Intelligence Controlling, es posible prevenir errores derivados de una mala decisión o errores que han sucedido por falta de información o por información incorrecta.
El trabajo del controller nos ayuda a tener la información veraz disponible para su uso y para favorecer el desarrollo del negocio.
- Seguimiento más fiable:
Otro de los beneficios del Business Intelligence Controlling es que permite realizar un análisis exhaustivo del desempeño de cualquier aspecto de la empresa.
Por ejemplo, si se ha realizado una inversión recientemente, se puede monitorizar cuál está siendo su rendimiento y utilidad para detectar si ha sido acertada o no.
También se puede aplicar a cualquier recurso material, por ejemplo, una maquinaria nueva e, incluso, a las personas. Así sabremos qué profesionales están obteniendo un mejor desempeño.
Dado que manejamos datos sin errores, las conclusiones obtenidas serán 100% fiables.
- Disposición de cuadros de mando:
Una de las grandes ventajas es disponer de cuadros de mando que te permiten visualizar el estado de la empresa y extraer datos de manera inmediata, sin esperar a que otra persona realice un informe.
Todo está automatizado de tal manera que este panel refleja la información de manera rápida y fiable. Y como decíamos antes, si hay algún error, rápidamente será notificado al profesional responsable para su corrección, sin necesidad de tener que esperar varios días a que el informe esté listo y revisado.
- Informes inmediatos:
Aunque de alguna manera ha quedado expresado en el párrafo anterior, en lo que respecta a los informes se reduce el tiempo de procesamiento y maquetación. En otras palabras, es una vía rápida para obtener la información que se precisa y poder utilizarla donde se requiera.
Así si, por ejemplo, se necesita conocer un dato en una reunión para poder debatir una estrategia, rápidamente se puede localizar y utilizar y saber si es correcta o no, gracias a los paneles de errores.
- Automatizaciones:
Por último, las automatizaciones que también he mencionado anteriormente, permiten que los profesionales de la empresa puedan centrar todos sus esfuerzos en analizar las causas de cualquier desviación que se haya producido.
Esta se detectará rápidamente y acto seguido se pasará a investigar. Así todas las anomalías de funcionamiento serán resueltas con agilidad sin afectar al rendimiento.
Conclusiones sobre el BI aplicado al Control de gestión
Llevo varios años aplicando el Business Intelligence al Control de Gestión en varias empresas, y puedo decir que es todo un acierto trabajar con paneles de errores, ya que incrementa significativamente la productividad del equipo de Controlling y su felicidad a la hora de desempeñar su trabajo (revisar el negocio). Es increíble ver como se repite la frase: «Ya no podría vivir sin estos paneles«.
¿Y tú?, ¿ya lo estás aplicando a tu negocio? Si quieres que hablemos sobre ello, ponte en contacto conmigo. Te explicaré más detenidamente en qué consiste el Business Intelligence Controlling y cómo puede beneficiar a tu organización.