La planificación es una actividad esencial en todos los negocios. Se proyectan las acciones de marketing, el desarrollo de nuevos productos y, en general, cualquier actividad que se vaya a llevar a cabo. Pero si hay una planificación cuya importancia destaca por encima del resto, es la de tesorería.
Aquí, es donde cobra importancia el presupuesto de tesorería, porque para cualquier persona que está al frente de una empresa o actividad económica, es imprescindible prever cómo puede fluctuar el dinero del que dispone en su caja y en sus bancos. Solo así, es posible estimar si tendrá tensiones de tesorería y necesidades de financiación.
A continuación, veremos qué y cómo hacer o elaborar un presupuesto de tesorería.
¿Qué es el presupuesto de tesorería?
Entender qué es el presupuesto de tesorería es esencial para poder llevarlo a cabo. Se trata de una herramienta financiera que se utiliza para proyectar y gestionar los flujos de efectivo a corto plazo. Dicho de otra manera, es un documento que hace una previsión de los cobros y los pagos que va a tener que realizar un negocio durante un determinado período de tiempo.
A través de él, podemos saber cuánta liquidez va a hacer falta para atender a obligaciones de pago de impuestos, gastos fijos (como la renta del local, abono de nóminas a los empleados, etc.) y a las cuotas de deuda de préstamos.
Si conocemos cuáles son las necesidades más urgentes de dinero, podremos tomar decisiones de gestión de tesorería que nos aseguren que dispondremos de liquidez cuando llegue el momento de cumplir con los compromisos financieros.
En este sentido, debemos diferenciar entre “ingresos y gastos” vs “cobros y pagos”, ya que puedes tener un negocio con elevados ingresos y gastos controlados que suponga una empresa muy rentable, pero al mismo tiempo tener tu cuenta bancaria con muchas tensiones debido al flujo de cobros (de esos ingresos) y pagos (de esos gastos, además de pagos por inversiones o endeudamiento).
Por ejemplo, imagina que en un mes tu facturación ha sido de 200.000€ y tus gastos de 120.000€. Tendrías un negocio muy rentable con un beneficio de 80.000€ (40% de margen de beneficio). Pero si en cambio tienes que pagar tus gastos el mismo mes y los clientes te pagan a 60 días, significa que ese mismo mes tendrás unos pagos de 120.000€ (tus gastos) y unos cobros de 0€. Y, por lo tanto, un desfase de caja de 120.000€ que habrá que financiar.
De ahí que el presupuesto de tesorería cobre mucha importancia y sea un complemento totalmente necesario al presupuesto de ingresos y gastos, del que hablaremos en otro post.
Modelo de presupuesto de tesorería
La planificación es única para cada negocio, pero hay una serie de cuestiones que siempre hay que tener en cuenta. En tu modelo de presupuesto de tesorería no deberían faltar:
- Cobros. Cantidades que esperas ingresar procedentes de las ventas ya realizadas (facturas pendientes de cobro), de las ventas futuras estimadas (en base a un pipeline de presupuestos pendientes de aceptar o previsiones de nuevo negocio) y de otras operaciones, por ejemplo, una devolución de impuestos. En última instancia, aparecerá una suma del total de los cobros esperados.
- Pagos. Igual que en el caso anterior, pero con los pagos que tendrá que asumir el negocio. Aquí puedes detallar todo lo que consideres conveniente: compras de mercancía, pago de nóminas, inversiones en maquinaria o vehículos, cuotas de préstamos, impuestos, etc. Una vez que tengas todos los pagos contabilizados, haz la suma total y refléjala en tu presupuesto de tesorería.
- Flujo de efectivo neto. Lo obtenemos restando los cobros totales a los pagos totales. Según el caso, tendrá signo positivo o negativo.
- Saldo inicial. Es el saldo que tienen las cuentas de tu negocio al comienzo del ejercicio.
- Saldo final. Es el saldo con el que deberías acabar el ejercicio. Se obtiene de sumar el Flujo de efectivo neto al saldo inicial.
Recuerda que el presupuesto es una previsión. Si ves que te estás desviando mucho del objetivo, tendrás que revisarlo.
¿Cómo hacer un presupuesto de tesorería?
El ejemplo de presupuesto de tesorería que hemos visto en el modelo anterior es bastante sencillo, pero podemos completarlo tanto como queramos. Cuanto más detallado sea este documento, más información útil nos proporcionará.
En cualquier caso, lo importante es que los datos sean lo más realistas posibles. Si no lo haces así, y apuntas cobros que estás muy lejos de conseguir, tu presupuesto acabará siendo un mero documento de fantasía y no resultará útil para la gestión de tu negocio.
Para que el tiempo invertido en hacer esta planificación sea lo más fructífero posible, presta atención a cómo elaborar un presupuesto de tesorería paso a paso.
Reúne la información
Toda la información financiera de tu negocio que tengas a mano te ayudará en la planificación. Por eso, lo mejor es empezar recopilando los datos relevantes como:
- El historial de ingresos y gastos del ejercicio anterior.
- Las proyecciones de ventas.
- Las facturas pendientes de cobro de clientes y las pendientes de pago de proveedores.
- Impuestos, inversiones y cuotas de préstamos.
Fija un período para tu presupuesto
Cuando se trata de cómo realizar un presupuesto de tesorería, no hay una regla estricta sobre la periodicidad del mismo, depende mucho del tipo de actividad de la empresa.
Si tienes tiempo y tu actividad es más bien compleja, con muchos altibajos, puedes hacerlo semanalmente o incluso diario a 15-30 días vista. Pero en la mayoría de los casos, bastará con hacer un presupuesto de tesorería mensual.
Identifica los cobros
Ahora que has dado los pasos básicos, es momento de empezar a hacer números. Empieza por registrar todas las fuentes de ingresos que esperas recibir durante el período al que se refiere tu presupuesto.
Así, tienes que incluir lo que esperas ingresar por ventas ya realizadas, las ventas futuras estimadas, y también lo que recibirás de intereses por tus inversiones o devoluciones de impuestos que tengas pendientes cobrar.
Estima los pagos
En el siguiente paso se hará lo mismo, pero con los pagos. Divídelos en gastos fijos y variables, y no te olvides de incluir ninguna partida; suministros, nóminas, compras, alquileres, cuotas de préstamo y pago de impuestos (entre otros). Siempre puede haber gastos imprevistos, por lo que resulta buena idea incluir una partida referida a los mismos.
Calcula el flujo de efectivo
Para hallar el flujo de efectivo, réstale al total de los cobros previstos en el ejercicio que estás planificando, el total de los pagos que esperas tener.
El flujo de efectivo o de caja, te indica la cantidad de dinero que entra y sale del negocio en un determinado período de tiempo.
Esta información es muy útil para controlar tu nivel de liquidez y saber si hay que llevar a cabo acciones para mejorarla, como por ejemplo mejorar las condiciones de cobro de facturas, adelantar facturas o bien mejorar las condiciones de pago, negociar retrasos en los pagos ya comprometidos, refinanciar tu deuda a más años o aumentar tus líneas de crédito.
Calcula el saldo final
Con el saldo inicial de tus cuentas bancarias y, una vez hechas las estimaciones de cobros y pagos, tendrás información suficiente para determinar cuál debería ser el saldo final de tu tesorería o liquidez. Este último, será el que te ayude a determinar si tienes que tomar medidas inmediatamente o en un futuro cercano.
Controla el presupuesto de tesorería
Revisa y actualiza periódicamente tu presupuesto de tesorería para asegurarte de que no se producen desviaciones importantes. En caso de que haya desajustes significativos como para alterar la planificación, tendrás que revisar tu presupuesto y tomar las medidas necesarias para mejorar la liquidez de tu empresa.
Como has visto, el presupuesto de tesorería es una herramienta financiera muy útil que te ayudará a gestionar mejor tu negocio. Si tienes dificultades para elaborarlo, o para hacer una administración económica efectiva de tu empresa, puedes confiar en un CFO externo. ¿Hablamos?