Dado el gran avance que se ha producido y la creciente necesidad de mejorar la eficiencia de nuestras operaciones, las herramientas de automatización han pasado a ocupar un lugar privilegiado en el seno de muchas organizaciones.
Existen un amplio abanico de ellas. Desde herramientas de automatización de marketing digital, hasta aplicaciones destinadas a las finanzas, gestión empresarial o administración.
Pueden realizar multitud de tareas y nos ayudan a ahorrar una cantidad de tiempo muy valioso. A continuación, mencionaré aquellas que mejores resultados me dan en mi día a día.
¿Cuáles son las aplicaciones de la automatización?
En términos empresariales, las herramientas de automatización son un activo muy importante. Como decíamos, representan eficiencia y productividad, pero también aportan cierto grado de mejora e innovación en las organizaciones donde se implementan.
Pero…¿cuáles son las aplicaciones de la automatización? Actualmente, es posible emplearlas en áreas muy dispares entre sí, por ejemplo:
- Marketing
- Atención al cliente
- Recursos Humanos
- Gestión de proyectos
Entre todos los beneficios de los que nos regalan, destacan:
Ahorro de tiempo
Las herramientas de automatización pueden hacer por nosotros todas aquellas tareas repetitivas y manuales que nos roban más tiempo de lo que deberían. Con ello, nos queda mayor disponibilidad para ocuparnos de tareas que puedan aportar más valor a la empresa.
Incremento de la productividad
Todo proceso que esté automatizado se llevará a cabo en un menor tiempo. Con lo cual, mejora la productividad de los mismos y también la de los empleados, que ven cómo se deshacen de tareas manuales.
Reducción de errores
Cualquier proceso que se ejecute de forma manual está sujeto a errores. Sin embargo, la automatización disminuye este tipo de inconvenientes. La tecnología suele ser más precisa y exacta.
Facilitan el trabajo en equipo
Muchas de las herramientas de automatización que existen, no solo realizan tareas repetitivas, sino que hacen más fácil el día a día del trabajo en equipo. Son herramientas colaborativas en las que se comparte información, se asignan tareas o se realiza un seguimiento. En definitiva, se fomenta la colaboración.
Optimización de recursos
Dado que este tipo de soluciones pueden trabajar por sí mismas, nos ayudan a destinar los recursos disponibles a tareas que realmente los necesiten. Además, eliminan la duplicidad de esfuerzos y reducen costos operativos.
Integración entre aplicaciones
En muchas ocasiones nuestros diferentes equipos o departamentos trabajan con herramientas específicas para cada uno de ellos, lo que puede crear silos de información.
Las herramientas de automatización nos permiten integrar (o enviar) la información de un sitio a otro (y viceversa) para contar con toda la información de la empresa unificada.
Herramientas de automatización para empresas
Como verás en este listado, son muchas las aplicaciones que han ido surgiendo a lo largo del tiempo. Es más, irán apareciendo muchas más e incluso más potentes de las que tenemos hoy en día.
Con el fin de que puedas ampliar información o probar algunas de ellas en tu organización. A continuación, te dejo un listado de las que a mi parecer son las que mejores resultados pueden aportar.
1. Zapier
Esta es de las herramientas de automatización más potentes que hay. Permite conectar diferentes apps entre sí y automatizar acciones entre ellas. Por ejemplo, imagina que necesitas conectar Google Sheet con tu CRM.
Con Zapier podrás hacerlo y, además, configurar las acciones que deseas que realicen de manera conjunta. Lo mejor de todo, es que Zapier es compatible con la mayoría de herramientas del mercado.
Entre sus ventajas, destacamos:
- Te permite crear automatizaciones de forma sencilla. Aunque no tengas conocimientos avanzados en programación o informática.
- Ofrece plantillas con las automatizaciones más comunes. Puedes usarlas en un par de clics, tan solo necesitarás conectar tus apps.
- Te ayuda a ahorrar recursos. Zapier da respuesta a muchas de las necesidades que te llevarían a tener que desarrollar soluciones personalizadas, o contratar nuevas herramientas.
2. Make
Make es otra herramienta de automatización igualmente está diseñada para optimizar procesos y mejorar la eficiencia de las empresas. Se trata de una plataforma que está disponible en la nube y que permite a los usuarios crear flujos de trabajo automatizados de manera muy simple.
Dispone de un amplio abanico de acciones y desencadenantes. Todos ellos se pueden combinar para crear flujos personalizados. Algunas de las tareas que se pueden llevar a cabo son la creación de informes, la sincronización de datos entre apps o el envío de notificaciones.
Sus ventajas más reseñables son:
- Es una herramienta escalable. Es decir, puede crecer conforme lo haga la compañía. Si las necesidades de automatización de esta aumentan, con make es posible sumar nuevos flujos de trabajo y ampliar sus funcionalidades.
- Análisis y seguimiento. Uno de los puntos más atractivos es que facilita el rastreo de los flujos creados. Y con ello, podemos obtener información sobre su rendimiento. Igualmente, esto nos sirve para corregir errores y mejorar procesos.
- Es perfecta para el trabajo en equipo. Promueve la colaboración entre profesionales, a través de la creación y gestión de flujos de trabajo conjuntos. Te permite compartir los flujos creados, asignar tareas y dar permisos según las necesidades existentes.
3. Power Automate
Otra de las herramientas de automatización que forman parte de mis favoritas es esta. Anteriormente se la conocía con el nombre de Microsoft Power Automate y Microsoft Flow.
Se trata de una solución desarrollada por Microsoft y que está almohada en la nube. Permite automatizar una amplia variedad de tareas y acciones en múltiples aplicaciones y servicios. Por ejemplo, es posible crear flujos de trabajo entre:
- Office 365
- SharePoint
- Dynamics 365
- Outlook
- Excel
- SharePoint
- OneDrive
- Salesforce
- Dropbox
Entre las ventajas más sobresalientes, destacan:
- Es posible diseñar automatizaciones basadas en eventos. Es decir, las acciones se pueden desencadenar automáticamente cuando se cumplan determinadas condiciones. Por ejemplo,recibir un email, actualizar un registro en una base de datos o recibir una nueva entrada en un formulario.
- Ofrece un amplio margen de personalización. Esto se puede llevar a cabo utilizando plantillas o configurando los procesos desde cero. Sea como sea, cada empresa podrá adaptar los flujos de trabajo a sus necesidades.
- Admite flujos de trabajo bidireccionales. Esto implica que se puede tanto enviar como recibir datos entre diferentes aplicaciones y servicios de manera automatizada.
¿Qué herramientas de automatización elegir? Conclusiones
Si yo tuviera que elegir una herramienta de automatización sin tener experiencia previa con ninguna de ellas, lo primero que analizaría e identificaría son mis necesidades como empresa.
Esto es importante, puesto que cada herramienta dispone de particularidades que las hace más afines a unas u otras organizaciones. Por otro lado, conviene tener claro qué área es la que queremos automatizar.
Recuerda que existen herramientas de automatización marketing digital, de atención al cliente, recursos humanos o herramientas de gestión de proyectos, entre otras. Lo más probable es que encuentres en el mercado soluciones especializadas en cada una de ellas.
Por último, determina qué tipo de aplicaciones deseas conectar. Como hemos mencionado, Zapier es la que más apps permite integrar. Esto será uno de los factores que condicionarán tu elección.
En cuanto a presupuesto y curva de aprendizaje, te diría que comenzaras con aquellas que tienen planes gratuitos. Así podrás elegir la más sencilla de todas.
¿Listo para implementar herramientas de automatización en tu negocio? Si necesitas ayuda, escríbeme, mi equipo y yo te ayudaremos a diseñar la mejor solución para tu organización.