Dado el avance de las nuevas tecnologías, actualmente, es posible disfrutar de herramientas de gestión de proyectos que nos hacen el día a día más fácil en todo tipo de empresas.
Estas herramientas son útiles para coordinar departamentos, equipos, asignar tareas, controlar plazos y resolver cualquier incidente que se presente por el camino.
Suelen ser soluciones digitales a las que se puede acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento. Además de ello, en función del rol de cada persona es posible limitar los permisos para que solo acceda a aquellos puntos que nos interesan.
Probablemente hayas usado alguna en un momento determinado. Aún así, a continuación, mencionaré las que a mi juicio son las que más ventajas presentan.
¿Qué son las herramientas de gestión de proyectos?
Antes de describir las que a mi parecer son las mejores herramientas de gestión de proyectos es preciso dar una definición detallada.
Este tipo de soluciones no son más que softwares o aplicaciones que incluyen funcionalidades que permiten llevar a cabo un seguimiento global del proyecto. Por ejemplo, de las tareas o los plazos de vencimiento. Esto permite a los gestores conocer de un vistazo qué porcentaje del mismo está completado, cuál está en proceso y cuál queda pendiente.
Del mismo modo hace que el trabajo entre diferentes miembros del equipo sea más sencillo, pues se trata de herramientas colaborativas, alojadas en la nube, que permiten interactuar entre todos los integrantes.
Entre las ventajas que ofrecen destacamos las siguientes:
- Organizar el tiempo del equipo, prever plazos y costes.
- Tener mayor control sobre el proyecto en sí.
- Potenciar la comunicación interna entre los integrantes del mismo.
- Experimentar un aumento de la productividad.
- Controlar de forma más eficiente la rentabilidad del proyecto.
Mejores herramientas de gestión de proyectos
Si haces una búsqueda sobre herramientas para la gestión de proyectos en Google o cualquier otro buscador, te darás cuenta de que existen un sinfín de opciones diferentes.
La mayoría reúnen funcionalidades muy similares, pero, de entre todas, me gustaría destacar las que más facilidades ofrecen y mejor experiencia de usuario ponen a nuestra disposición.
Trello
Esta primera herramienta es de mis favoritas por su simplicidad, facilidad de uso y las características que incluye.
Cada uno de los proyectos se representa en un tablero, en el que a su vez es posible organizar el trabajo en listas y tarjetas.
Las listas se pueden corresponder, por ejemplo, con las diferentes fases del proyecto y las tarjetas con las tareas que se engloban dentro de cada una de ellas.
A cada tarea se le pueden asignar responsables, plazos de vencimiento, adjuntar documentación complementaria, dar instrucciones a los implicados y mantener un flujo de conversación alrededor de la misma.
Monday
Si hay una solución altamente intuitiva es esta. Monday es una herramienta con apenas curva de aprendizaje, se puede configurar en pocos minutos y todo el equipo podrá comenzar a usarla de forma casi inmediata.
Gracias a ella es posible personalizar los flujos de trabajo de cada proyecto. Y se puede partir de una de las 100 plantillas que ofrece la aplicación o partir de cero.
Si trabajas con otras herramientas, Monday permite integrarlas para facilitar aún más el trabajo en un mismo lugar.
En cuanto a las alternativas de visualización encontrarás modo calendario, mapa, cronograma y kanban, entre otros.
Asana
Otra de las herramientas informáticas de gestión de proyectos más populares hoy en día es Asana. En este caso funciona a través de listas. En ellas los integrantes del equipo pueden comprobar qué tareas tienen asignadas, con qué plazos cuentan y qué prioridades hay establecidas.
Como punto sobresaliente podemos citar su sistema de notificaciones. Si lo desea, la persona en cuestión puede enviar recordatorios a otros compañeros.
Es posible elegir entre la vista calendario o la vista proyecto. Y, además, incluye más de 50 plantillas para crear tus propios proyectos.
Jira
Llegados a este punto ya podemos hacernos una idea sobre qué son las herramientas de gestión de proyectos.
Jira es un software que, igual que las anteriores, facilita el progreso y gestión de las tareas que conforman un proyecto.
Es una solución flexible. Las tareas se dividen en tickets que se asignan a cada responsable. Y se suele emplear junto a métodos de gestión como Kanban y Scrum.
Basecamp
Si hablamos de herramientas de gestión de proyectos más complejas, Basecamp podría ser un ejemplo. Es cierto que tiene una curva de aprendizaje algo mayor, pero ofrece una amplia variedad de funcionalidades.
Dispone de un tablero general donde se engloban la totalidad de proyectos en curso. Y, dentro de cada proyecto, encontramos un listado de fases y tareas que, nuevamente, se pueden gestionar de manera individual asignando plazos, compartiendo documentos, generando conversación y nombrando a responsables.
Cada usuario puede ver desde su perfil el listado completo de tareas que tiene y la prioridad de cada una de ellas. Esto ayuda en la organización de tareas de cada miembro del equipo.
Otras herramientas de gestión de proyectos de Google
Además de las anteriores, podemos citar otras herramientas para la gestión de proyectos que es posible utilizar en las empresas. Son soluciones menos complejas pero, a su vez, ofrecen menos funcionalidades. Todas ellas pertenecen a Google y son gratuitas:
- Google Keep. La primera de las herramientas de gestión de proyectos Google a mencionar es Keep. Se trata de una app que nos permite tomar notas y compartirlas con el resto del equipo. Estas pueden ser, por ejemplo, notas de una reunión.
- Google Sheets. Las hojas de cálculo que ofrece Google tienen un sinfín de utilidades. No solo se pueden utilizar para realizar cálculos y obtener gráficos, también pueden servir para organizar cierta información, desglosar las tareas de un proyecto o realizar un reparto de las mismas.
- Google Doc. Por su parte, esta solución nos ayuda a elaborar informes, documentos, notas y otros de especial relevancia para el proyecto. Lo mejor de todo es que nos permite compartirlos con el resto de integrantes y trabajar al mismo tiempo sobre el mismo archivo.
- Google Form. Si necesitamos recopilar información externa, lo ideal es preparar un formulario detallado y enviarlo al cliente para que lo complete. Esta herramienta es sumamente útil para ello.
- Gmail. Con el fin de agilizar las comunicaciones entre todas las partes interesadas del proyecto, Google dispone de una app de correo electrónico rápida y fácil de usar. Gmail es una de las mejores opciones del mercado para este tema.
- Google Meet. Las reuniones rápidas son todo un clásico en todos los proyectos. Ayudan a desbloquear ciertos temas y aportan agilidad. Para ello, Google también ofrece una herramienta específica.
- Google Calendar. Por último, para controlar de forma precisa los plazos y tiempos, podemos usar su app Google Calendar. Ofrece multitud de opciones y funcionalidades para hacernos el trabajo más fácil.
Si no sabes qué herramientas de gestión de proyectos usar o deseas que un profesional externo te ayude en esta tarea, ponte en contacto conmigo. Tras una reunión inicial, tomaremos el camino que más se ajuste a las necesidades de tu organización.