Una estrategia de transformación digital no es más que una forma de incorporar la tecnología en áreas que esta puede mejorar. El objetivo al final es que nos ayude a aprovechar mejor los recursos y tomar mejores decisiones.
No obstante, para que sea así, primero es fundamental saber qué necesidades y objetivos tiene la empresa al respecto. Sin esto, difícilmente se podrán obtener ventajas.
En este punto es cuando aparece la estrategia de transformación digital. Y con ello las herramientas que van a ayudarnos a que eso sea posible. ¿Quieres saber más?
A continuación, veremos qué es y cómo realizar una estrategia de transformación digital.
¿Qué es una estrategia de transformación digital?
Como decíamos, una estrategia de transformación digital es un plan que nos ayuda a mejorar el funcionamiento de la empresa y a conseguir los objetivos. Todo mediante el uso de la tecnología.
En este sentido, puede trabajar sobre una área o varias. Lo importante es definir qué queremos mejorar. Algunas de las acciones que incluye son:
- La automatización de procesos.
- La gestión y el análisis de datos.
- La integración de herramientas.
- La digitalización de documentos.
- La comunicación entre departamentos.
- El seguimiento de indicadores.
- La mejora de la experiencia del cliente.
En cualquier caso, es importante señalar que cada empresa tendrá su propia estrategia de transformación digital. Es decir, no hay una válida para todas.
Al final, el roadmap dependerá del tamaño, sus recursos, los problemas que quiera resolver y el nivel de digitalización del que parta.
¿Qué diferencia existe entre digitalización y transformación digital?
Sabiendo qué es una estrategia de transformación digital, cabe mencionar que muchas personas lo confunden con un proceso de digitalización. Y no son lo mismo.
Por un lado, la digitalización lo que hace es usar herramientas digitales para automatizar tareas que se solían hacer a mano.
Y por otro, la transformación digital se centra más en cómo se hace un proceso, qué información aporta y cómo se puede mejorar.
Imagina una estrategia de transformación digital de las finanzas, aquí se puede:
- Digitalizar las facturas o automatizar su registro
- Conectarlas con la contabilidad
- Controlar los vencimientos
- Consultar previsiones de tesorería actualizadas.
¿Cómo crear una estrategia de transformación digital?
Llegados a este punto, es momento de ver cómo crear estrategia de transformación digital paso a paso.
Como veremos ahora, lo primero es analizar los objetivos del negocio, no las herramientas disponibles.
A partir de ahí, la empresa podrá evaluar su situación, detectar qué procesos debe mejorar y organizar las acciones necesarias.
1. Analizar el punto de partida
En primer lugar, para crear una estrategia de transformación digital, conviene estudiar cómo trabaja actualmente la empresa.
Este análisis permite conocer qué herramientas utiliza cada área, cómo circula la información y qué procesos generan más errores, retrasos o costes.
Algunas cuestiones que se pueden revisar son:
- Qué tareas se realizan de forma manual.
- Qué procesos dependen de hojas de cálculo.
- Si existen datos duplicados o desactualizados.
- Qué herramientas no están conectadas.
- En qué puntos se pierde información.
- Qué indicadores no se pueden consultar fácilmente.
2. Definir objetivos concretos
El siguiente paso para crear una estrategia de transformación digital es pensar y definir qué quiere conseguir la empresa.
Y aquí necesitamos objetivos muy concretos. Es decir, no vale con “modernizar el negocio”. Hay que decir que queremos reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas, o mejorar el control de los cobros, por ejemplo.
Cuanto más claros sean los objetivos, más fácil será seleccionar las acciones y herramientas adecuadas.
3. Priorizar los procesos
Seguidamente, para crear una estrategia de transformación digital, hay que ir paso a paso. Es decir, no se puede hacer todo de golpe. Esto puede dar lugar a problemas de implementación y rechazo por parte del equipo.
Por eso, es recomendable priorizar los procesos según su impacto, urgencia y dificultad. Así, una empresa puede empezar por acciones sencillas que ofrezcan resultados a corto plazo y continuar después con proyectos más complejos.
Lo que conseguimos es ir comprobando qué funciona, corregir posibles errores y facilitar la adaptación de los profesionales implicados.
4. Elegir e integrar las herramientas
Una vez definidas las necesidades, llega el momento de buscar las soluciones tecnológicas. Un punto clave para una estrategia de transformación digital.
Aquí es importante comprobar si puede integrarse con los sistemas que ya utiliza la empresa, si es escalable y si el equipo podrá incorporarla a su trabajo diario.
Añadir una nueva aplicación que funciona de manera aislada puede generar más trabajo en lugar de reducirlo. Por ejemplo, si obliga a introducir la misma información en varios lugares.
5. Medir los resultados
Por último, la empresa debe definir indicadores que permitan comprobar si la estrategia está cumpliendo sus objetivos.
Esta revisión permite saber qué acciones deben mantenerse, cuáles necesitan cambios y dónde conviene realizar nuevas inversiones.
Entre otros aspectos, se puede medir:
- El tiempo ahorrado en cada proceso.
- La reducción de errores.
- Los costes operativos.
- El uso de las herramientas por parte del equipo.
- La disponibilidad de información.
- La mejora de los plazos de respuesta.
- El impacto económico de cada iniciativa.
¿Necesitas crear un roadmap para transformar tu empresa?
Como hemos visto, una estrategia de transformación digital debe partir de los problemas y objetivos reales del negocio. Empezar por la tecnología sería como empezar a construir una casa por el tejado.
Así que recuerda: antes de comenzar, conviene analizar la situación actual, establecer prioridades y ordenar las iniciativas dentro de un roadmap realista.
En este punto, puedes contar con la ayuda de expertos en transformación digital. Estos profesionales pueden ocuparse de todo el proceso y establecer un plan de acción claro.
Igualmente, si quieres desarrollar una estrategia de transformación digital de las finanzas, un CFO externo puede ayudarte a organizar los datos, automatizar procesos y definir los indicadores necesarios para tomar mejores decisiones.
Sea como sea, así podrás avanzar de forma progresiva, medir los resultados de cada acción y evitar inversiones en herramientas que no aporten un valor claro a la empresa.