Hoy en día, las empresas utilizan multitud de herramientas en las nube para mejorar su productividad, fomentar la comunicación y acceder a la información más relevante a tiempo real desde cualquier lugar.
Una de esas herramientas que hacen el día a día empresarial más cómodo y sencillo es Microsoft Teams. Se podría considerar una herramientas de gestión de proyectos, aunque más concretamente podríamos decir que es una herramienta enfocada en mejorar la comunicación entre los miembros de un equipo.
En los siguientes párrafos explicaré de forma precisa qué es Microsoft Teams y cuál es la utilidad que tiene en el seno corporativo.
¿Qué es Microsoft Teams?
Desde hace algún tiempo Microsoft viene ofreciendo a las empresas una suite de aplicaciones o productos dirigidos a facilitar el trabajo diario y aumentar la rentabilidad y productividad en las organizaciones.
Una de las soluciones que más compañías han adoptado ha sido Microsoft Teams. Esta responde a un modelo de app colaborativa que facilita la comunicación entre los miembros de un mismo equipo. Se puede usar desde cualquier dispositivo y nos permite estar conectados desde cualquier lugar.
Dicho de otro modo, es una herramienta de mensajería, a través de la cual se pueden mantener conversaciones por escrito, videoconferencias y compartir documentos, imágenes y otros archivos, entre otras ventajas.
Es muy útil para equipos que practican el teletrabajo, pero también para empresas con distintas sedes u oficinas. En cualquier caso, les ayuda a mantenerse conectados, incluso cuando están de viaje.
En función de las necesidades de cada compañía, se podrá optar por la versión gratuita o por la de pago. Varían en el número de usuarios a los que se puede dar de alta y en la capacidad de almacenamiento.
Por último, para terminar de aclarar qué es Microsoft Teams, me gustaría decir que se integra con cualquier otro producto de la suite Microsoft. Por ejemplo, con Office 365 o Microsoft Power BI.
¿Para qué sirve Microsoft Teams?
Para afinar aún más la definición anterior y eliminar posibles dudas sobre esta aplicación, me gustaría compartir un listado de utilidades que benefician enormemente a las empresas.
Sin duda, la implementación de este tipo de tecnología elimina barreras y aporta una gran flexibilidad y comodidad a los profesionales que forman parte de un mismo proyecto.
Veamos para qué sirve Microsoft Teams.
Crear espacios privados de trabajo
Una de sus funcionalidades más relevantes es poder crear espacios privados donde el acceso esté limitado a aquellas personas que forman parte de un proyecto en específico.
En él se podrán tratar temas sensibles y compartir información sin temor a que esta sea difundida entre quienes no están autorizados.
Ayuda también a elevar la productividad de todos, pues estos espacios ayudan a enfocarse en las tareas y responsabilidades más prioritarias de cada uno.
Crear canales temáticos
En cada espacio, es posible crear canales en los que se traten temas aún más concretos sobre un proyecto. Por ejemplo, puede haber un canal por cada tema de debate, incidencia que surja o prioridad a tratar.
En muchas empresas suele haber incluso un canal en el que se abordan temas generales de la misma o se exponen noticias de interés, por ejemplo, del plan de empresa.
Llamadas y videoconferencias
Como cabría esperar de una herramienta especialmente diseñada para facilitar la comunicación, es posible utilizarla tanto para efectuar llamadas de audio como de vídeo. Estas pueden ser espontáneas o programadas.
Con funcionalidades así es mucho más sencillo resolver cuestiones de manera rápida. Llamar al compañero y charlar sobre un tema que nos está bloqueando el flujo de trabajo está tan solo a un clic de distancia.
Sigamos viendo para qué sirve Microsoft Teams.
Chat
De forma privada también es posible mantener una conversación por mensajería escrita con otro compañero. Para ello están los chats.
Basta con localizar el nombre de la persona con la que deseas comunicarte e iniciar un chat con ella. Lo cierto es que es muy sencillo, funciona de manera similar a las aplicaciones de mensajería que usamos a diario.
Compartir información
Por último, debemos mencionar su gran utilidad a la hora de compartir información o archivos. Esto se puede hacer desde un chat o un canal. En cada caso, encontrarás la opción de compartir y podrás adjuntar cualquier tipo de archivo.
Esto es especialmente útil para que todo el equipo esté al tanto de los detalles de cualquier tarea o información relevante sobre el proyecto.
Es posible compartir imágenes, documentos, clips de audio o cualquier otro formato que imagines.
Ventajas de descargar e instalar Microsoft Teams
Ahora que sabes para qué sirve Microsoft Teams, te daré algunas razones por las que deberías considerar su descarga e instalación en tu empresa.
- Equipo siempre conectado. Permanecer conectados en nuestro horario de trabajo para poder resolver cuestiones de manera rápida y satisfacer necesidades del equipo, es un punto muy favorable para tu empresa. Gracias a este tipo de herramientas, es muy fácil conseguirlo.
- Más productividad. Microsoft Teams permite llevar a cabo un trabajo más enfocado y unos flujos más naturales y eficientes. Además, evita el ruido o interrupciones a personas que no están involucradas en determinadas tareas.
- Menos uso del correo. Las soluciones que ofrece esta herramienta facilitan la comunicación en gran medida. Respecto al correo, la hace mucho más inmediata y evita tiempos de espera innecesarios.
- Fácil acceso. Como decía, es posible acceder a la herramienta desde cualquier dispositivo. No hace falta tener encendido un ordenador para ello. También está disponible para smartphones sin importar el sistema operativo que utilicen.
- Integraciones. Permite ahorrar tiempo en determinadas tareas gracias a las integraciones con otras herramientas. Estas pueden ser de la familia de Microsoft o de terceros.
- Reuniones rápidas. Por último, la facilidad para crear o programar reuniones es otro de los puntos que nos hacen apostar por esta solución. Además opciones como compartir pantalla, grabar las reuniones o transcribirlas aumenta su potencial
¿Estás listo para descargar e instalar Microsoft Teams? Pruébala y haz que todo el equipo se involucre para sacarle el máximo partido.