Como todos sabemos, las empresas están formadas por una gran variedad de profesionales. Esto, sin duda, es una gran ventaja a la hora de obtener resultados, pues combinando las fortalezas de cada uno es posible obtener logros altamente atractivos.
Sin embargo, también tiene sus puntos débiles. Trabajar con un grupo amplio de personas implica lidiar con diferentes puntos de vista, formas de hacer las cosas, creencias, opiniones… y, a veces, todo ello dificulta el día a día.
Esta es la razón por la que se habla de estandarización de procesos. A continuación, explicaré en qué consiste este concepto y mencionaré algunas de las herramientas que nos pueden ayudar a conseguirlo.
¿Qué es la estandarización de procesos en una empresa?
Si nunca antes has oído hablar de la estandarización de procesos de trabajo, debes saber que es algo que aporta grandes ventajas en las organizaciones. Hace que todos los miembros remen en la misma dirección y, además, que los resultados sean los previstos.
Básicamente, consiste en la unificación de las diferentes metodologías o procedimientos con el objetivo de crear unas instrucciones estándar para ejecutar determinada actividad.
Lo ideal es que todo esto se traduzca en plantillas o modelos fácilmente reproducibles y entendibles. Es fundamental que todos los miembros de la empresa sepan cómo usarlas.
Esta estandarización de procesos en una empresa proporciona fiabilidad en cuanto a términos de calidad y eficiencia. Deben reunir requisitos e instrucciones para todas las fases del proceso. Y son extremadamente útiles a la hora de automatizar.
Esta podría ser la respuesta a la pregunta “qué es estandarización de procesos”, pero…¿qué ventajas aporta? Vamos a verlas:
- Cadena productiva más eficiente. No habrá dudas sobre qué hacer en cada momento. Todo estará documentado y será más sencillo su ejecución.
- Cumplimiento de estándares garantizado. En el manual de cada proceso se deben haber contemplado cualquier obligación aplicable. Lo cual facilitará su cumplimiento.
- Reducción de riesgos. Si un proceso está perfectamente estandarizado y documentado, la probabilidad de error es mínima.
- Mayor claridad. Todo profesional implicado en el proceso sabrá lo que debe hacer y cómo. También será más sencilla la incorporación de nuevos miembros.
Por todas estas ventajas, cualquier ejemplo de plan de empresa que se precie, debería incluir la estandarización de procesos entre sus actividades más prioritarias.
No obstante, para que éstas se cumplan, es imprescindible la formación continua, así como establecer un encargado formado que se asegure de que se cumple dicho proceso, ya que es muy común que el manual quede dejado en el olvido o guardado en un cajón.
Herramientas de estandarización de procesos
A la hora de poner en marcha una estandarización de procesos, existen varias herramientas que nos pueden ayudar. En los siguientes párrafos te hablaré de algunas de ellas, pero eso no significa que haya que prescindir de otras que aporten valor en tu organización.
Dicho esto, veamos las herramientas de estandarización de procesos más efectivas.
Diagramas de flujo
Comenzamos el listado con una herramienta de carácter plenamente visual. Esta se puede definir como una representación gráfica de cada uno de los pasos que componen un proceso. Se utilizan símbolos y conexiones que muestran la tipología y conexión que hay entre ellos.
Una de sus ventajas es que facilitan la comprensión de cualquier secuencia de actividades. Sirven para documentar y, sobre todo, para exponer de forma clara diferentes procesos de la empresa a cualquier miembro del equipo.
Manuales
Podríamos poner diferentes ejemplos de estandarización de procesos y en la mayoría se utilizarían los manuales de procedimientos. Esta herramienta no es más que un documento donde está detallado el paso a paso de cómo realizar una tarea o actividad concreta.
Destacan por ofrecer instrucciones muy precisas, claras y detalladas. Destripan los pasos al máximo e igualmente incluyen las responsabilidades a asignar a cada persona.
Por otro lado, estos manuales también contemplan la inversión de tiempo que se estima en cada paso y las posibles excepciones que podrían darse y aceptar.
Estos manuales son de gran ayuda cuando se incorpora talento nuevo a la empresa y debe coger los mandos de cualquier tarea.
Software de gestión de procesos
Este otro tipo de herramientas de estandarización de procesos son aquellas que permiten documentar, controlar, mejorar y automatizar diferentes aspectos de los procesos de una organización.
Con ellos es posible crear flujos de trabajo, asignar tareas, monitorizar los KPI o indicadores más relevantes y generar informes de rendimiento. Además, permiten automatizar cualquier operación, así como optimizar resultados.
Lean Six Sigma
Al hablar de estandarización de procesos, se hace casi obligatorio hablar de Lean Six Sigma. Esta es una metodología que favorece en gran medida la reducción del desperdicio y la variabilidad en los procesos de carácter empresarial.
Su principal valor es la capacidad de analizar datos y aplicar técnicas estadísticas para resolver problemas y mejorar la eficiencia de los procesos. Con ello, es posible estandarizar procesos de forma práctica y optimizada. Eliminar de la ecuación actividades sin valor, supone un extra de calidad con un impacto muy positivo.
Benchmarking
Aunque no forma parte del grupo de herramientas de estandarización de procesos propiamente dichas, sí que podría encajar desde el punto de vista de la utilidad que representa.
Gracias a ella, es posible comparar procesos y prácticas de una empresa cualquiera con la nuestra. Lo ideal es tomar como referencia a aquellas que son líderes en un sector.
De esta comparación, surgen prácticas y estándares a adoptar para mejorar procesos propios. En este sentido, el benchmarking proporciona insights valiosos sobre cómo otras empresas han logrado el éxito, así como permite identificar áreas de mejora y oportunidades de innovación.
Establecer un owner o responsable de los procesos
Esta tampoco es una herramienta propiamente dicha, pero esta desempeña un papel fundamental en una organización, ya que se asegura de que los procesos internos se documenten, optimicen y mantengan de manera eficiente y coherente en toda la empresa.
En definitiva, el responsable de estandarización de procesos garantiza que los procesos se documenten, estandaricen, mejoren y mantengan de manera efectiva. Todo ello, a su vez, puede llevar a una mayor eficiencia, calidad y eficacia en toda la empresa.
Conclusiones sobre la estandarización de procesos
Como has podido comprobar, la estandarización de procesos es un trabajo de gran valor e impacto para las empresas. Por ello, muchas deciden contratar los servicios de consultoría estratégica de profesionales especializados.
Si es tu caso, puedes ponerte en contacto conmigo para abordar tus necesidades. Sea como sea, este tipo de actividad va a suponer un claro aumento de la eficiencia, calidad y la mejora continua en una organización.
No importa la herramienta que se decida implementar finalmente. Todas ellas conducirán a resultados consistentes y aprovechables. No cabe duda de que la estandarización de procesos se traduce en una ventaja competitiva y en un camino hacia la excelencia operativa.