En el mundo de los negocios, la información es la clave para tomar decisiones informadas y estratégicas que nos ayuden a conseguir ventajas competitivas en un sector. Y, para lograrla, disponemos de una herramienta clave; el cuadro de mando.
Cuanta más información se tenga sobre cómo funciona cada área de la empresa, más control se ejercerá sobre cada una de ellas. A continuación, comentaremos qué es un cuadro de mando y mencionaremos algunos ejemplos.
¿Qué es un cuadro de mando?
La dirección de la empresa toma decisiones que alcanzan al conjunto de la organización y que son necesarias para seguir avanzando en la consecución de los objetivos. Pero el directivo muchas veces no tiene un contacto directo de lo que ocurre en los diferentes departamentos como el de marketing o el de finanzas, entre otros.
El cuadro de mando integral es la herramienta que se encarga de suplir esta carencia. A través de él, quien ha de tomar las decisiones, puede tener un mejor conocimiento sobre lo que sucede en los diferentes departamentos, y si estos están avanzando o no en el conjunto de metas que se les han planteado.
Pensados para facilitar la gestión, los ejemplos de cuadros de mando que podemos observar en cualquier organización recogen un conjunto coherente de indicadores que permiten tener una visión más clara de lo que está ocurriendo en cada una de las partes en las que se divide el negocio. Para, en base a esa información, poder tomar las decisiones que sean necesarias.
No obstante, no existe un ejemplo que sea extrapolable a todas las empresas. Cada una le aporta la estructura e incluye los indicadores que le parecen más adecuados para su caso concreto. Pero lo habitual es que en él se incluya información sobre:
- Marketing.
- Comercial.
- Finanzas.
- Operaciones.
- Recursos Humanos.
Aunque los cuadros de mando se vienen empleando en las organizaciones desde hace décadas, el avance de la tecnología ha facilitado su elaboración. Tanto es así, que esta herramienta forma ya parte esencial de los elementos del Business Inteligence, al permitir analizar y visualizar datos de una forma más sencilla.
Cuadro de mando: Ejemplos
Antes de adentrarnos en cómo crear un cuadro de mando, veamos algunos ejemplos de cuadros de mando en diferentes contextos empresariales para comprender mejor su utilidad.
Ejemplo de cuadro de mando del departamento de ventas
Supongamos que como directivos que somos queremos saber más sobre cómo está funcionando nuestro departamento de ventas. En este caso, el cuadro de mando debería incluir datos como estos comparados con el año anterior y contra el objetivo o presupuesto del año:
- Ventas mensuales del último año . Esto nos va a permitir comprobar de un solo vistazo si el desempeño está siendo estable, en crecimiento o si se han producido altibajos.
- Ingresos totales. La cifra nos indica cuál es la cantidad total que ha ganado la empresa con las ventas realizadas en el último año.
- Mejores vendedores. Muestra la estadística de quienes han sido los cinco mejores vendedores del mes en el último año, reflejando también el importe total de las ventas conseguidas en cada período analizado.
- Ventas por producto o servicio. Nos permite ver qué productos se están vendiendo más, si nuestros mejores productos siguen funcionando o si hay alguno nuevo que está despegando. También se suele segmentar por familias de producto.
- Clientes nuevos y clientes fieles. Compara el número de personas que han realizado una única compra en los últimos 12 meses, con los que han realizado compras recurrentes. El periodo de meses a analizar puede depender del tipo de negocio que tengamos.
- Ventas por región. Si tenemos varias localizaciones, se puede incluir información sobre las zonas en las que más y en las que menos se vende.
- Margen de beneficio. Se trata de un gráfico que puede sintetizar la relación entre los ingresos y los gastos asociados a las ventas, a fin de comprobar el margen real de beneficio.
- Tendencia de precios. Un sencillo gráfico de barras es suficiente para analizar cómo han variado los precios de los productos o servicios en el período de referencia.
Ejemplo de cuadro de mando de recursos humanos
Vemos otro ejemplo de manera sintetizada. Si queremos saber cómo está siendo la gestión del personal, el cuadro de mando puede contener información sobre:
- Composición de la fuerza laboral. Desglosada por departamentos, tipo de contrato, género, edad, etc.
- Rotación de personal. Gráfica que represente la tasa de rotación de los últimos meses, indicando las razones más comunes de salida de los empleados de la empresa.
- Reclutamiento y selección. Recopilación de datos sobre el tiempo medio que se tarda en cubrir una vacante, el coste de la contratación y las fuentes de reclutamiento más efectivas.
- Evaluación del desempeño. Gráfico que nos indica el rendimiento promedio de los empleados en comparación con sus evaluaciones anteriores.
- Capacitación y desarrollo. Muestra los programas formativos puestos en marcha y el número de participantes, así como el retorno de la inversión.
Con solo echar un vistazo a estos cuadros de mando, un directivo puede saber si su departamento de ventas o el de RRHH están funcionando de manera adecuada.
Cómo crear un cuadro de mando con Power BI
Para crear un cuadro de mando con Power BI, primero es esencial recopilar los datos de fuentes diversas. Luego, importarlos y comenzar a diseñarlo utilizando las herramientas de diseño de Power BI.
A continuación, es posible agregar interactividad mediante filtros y segmentaciones, y finalmente, compartirlo con el equipo o partes interesadas.
Por último, conviene mantener el cuadro de mando actualizado configurando la actualización automática de datos para tomar decisiones basadas en información actualizada.
La gran ventaja que ofrece un cuadro de mando en Power BI es que permite ajustar los datos en tiempo real. De manera que la información empleada para tomar decisiones siempre estará lo más apegada posible al momento presente.
Conclusiones sobre el cuadro de mando
Gracias a Power BI, la recogida y análisis de datos en los departamentos de la empresa se hace de forma automatizada, permitiendo que los cuadros de mando se elaboren de manera más rápida y precisa. Pero esta automatización requiere una previa definición de los KPIs o indicadores que se van a tener en cuenta.
Es decir, que esta herramienta por sí sola no es suficiente para elaborar cuadros de mandos efectivos. Necesitas de especialistas que se encarguen de determinar cuáles son los datos que realmente merece la pena incluir en los informes de tu negocio. Esos que te ayudarán a tomar decisiones estratégicas.
Si quieres un cuadro de mando efectivo y útil, contar con un consultor de Power BI es una de las mejores decisiones que puedes tomar para empezar a mejorar los resultados de tu negocio.