Llevar la contabilidad en una empresa no es solo una obligación legal, sino que es totalmente necesario para poder hacer una buena gestión de los recursos disponibles. Pero debes tener en cuenta que no hay una única forma de llevar las cuentas y la contabilidad analítica o contabilidad de costes es una de las más importantes.
A través de ella, podemos realizar un control sobre los ingresos y los gastos que tiene nuestro negocio y tomar decisiones mejor informadas. A continuación te cuento más.
Contabilidad analítica: ¿Qué es?
La contabilidad es una disciplina compleja que se divide en diferentes ramas. Antes de abordar qué es contabilidad analítica, me gustaría matizar que este tipo de contabilidad no es obligatorio (sí lo es es la contabilidad financiera), aunque sí resulta muy interesante para tener controlada la empresa entre sus diferentes líneas de negocio, departamentos o proyectos, entre otros. Dicho esto, veamos qué es en detalle.
Se trata de un conjunto de técnicas contables que nos ayudan a profundizar en el conocimiento de la distribución de los costes y los ingresos en nuestro negocio, en función de cada departamento, proyecto o cualquier otro tipo de segmentación que sea interesante.
Esta información puede no tener relevancia de cara al exterior, pero que sí puede ser esencial a nivel interno, para tomar decisiones estratégicas. Y, gracias a ella, podemos segmentar los diferentes ingresos y gastos en cada línea de negocio, departamento, cliente.
En otras palabras, sabremos qué ganamos con cada elemento o componente del negocio y cuánto nos cuesta. Así puede ser útil, por ejemplo, para ver si un proyecto puesto en marcha recientemente está siendo o no rentable.
¿Cómo funciona la contabilidad analítica?
Si observamos el ejemplo de un análisis DAFO, comprobamos que este sistema segmenta y clasifica la información para poder llegar a conclusiones en cuanto a las debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades que afectan a la empresa. Pues la contabilidad analítica es algo similar, porque implica recopilar información, clasificarla y analizarla.
Para llevar a cabo este proceso debemos seguir los siguientes principios o pasos:
1) Identificación de conceptos a medir y clasificación
El primer paso, es entender nuestro tipo de negocio y qué es lo que tiene sentido segmentar para, así, poder realizar un análisis desde lo más general a los más detallado posible:
- Si la empresa funciona por diferentes proyectos, quizá tenga sentido añadir un código de proyecto a cada gasto e ingreso relacionado para que se recoja en la contabilidad.
- También puede tener sentido por departamento, de hecho es el más habitual, tanto por líneas de negocio comerciales como por centros corporativos (Administración, Logística, Recursos Humanos, etc.).
2) Definición de cómo registrarlo contablemente
Una vez identificado qué queremos medir, el segundo paso es decidir cómo lo vamos a registrar. Aquí tenemos varias opciones, en función de nuestro ERP o programa de contabilidad.
En este sentido, la forma más sencilla y común a la mayoría de ERPs sería establecer diferentes cuentas contables para cada tipo de ingreso o gasto en función del departamento, proyecto o clasificación propia de nuestra empresa.
Las otras formas de clasificarlo dentro de un programa de contabilidad sería a través de centros de coste o etiquetas. En ambos casos suele ser un apartado, campo o casilla adicional a la hora de registrar un ingreso o gasto donde podemos indicar su clasificación (departamento, etc.).
3) Registro de ingresos y costes
A través de un sistema de cuentas analíticas, se lleva a cabo un registro de todos los costes. Registro que implica, a la vez, una correcta categorización de los gastos según su origen y destino. Normalmente se refiere a qué departamento corresponde, según hemos establecido en el paso anterior.
4) Control y seguimiento
Este paso no es obligatorio, pero muy recomendable. Se trata de llevar a cabo una revisión de que los ingresos y gastos realmente se han registrado de la forma correcta en base al paso número 2 comentado anteriormente.
Esta una tarea propia de un controller de gestión, y puede ser muy útil aplicar en nuestras empresas el concepto de business intelligence controlling.
5) Cálculo de rentabilidad o márgenes según proyecto, línea o departamento
Los datos segmentados permiten calcular cuál es el precio de producir un producto o de prestar un servicio. Esto nos da la oportunidad de conocer cuál es el margen de beneficio y, así, evaluar la rentabilidad de cada una de las actividades productivas llevadas a cabo.
6) Análisis de resultados
Efectuados los cálculos, los resultados deben analizarse de manera detallada para detectar desde ineficiencias hasta nuevas oportunidades.
Ejemplos de aplicación de la contabilidad analítica
Cuando hablamos de contabilidad analítica un ejemplo puede ser la mejor manera de entender bien este concepto. Así que vamos a ver las diferentes aplicaciones prácticas que puede tener.
Comprobar los resultados de todo o parte de la empresa
Una de las principales razones para llevar este tipo de contabilidad es poder evaluar el rendimiento de las diferentes líneas de negocio o diferentes departamentos de la empresa, utilizando métricas tanto financieras como no financieras. Todo ello, teniendo en cuenta lo que cuesta el funcionamiento de dicho departamento y los beneficios que se obtienen a través de él.
En el caso de líneas de negocio, puede ser interesante analizar los resultados de toda la empresa y luego ir desgranando entre divisiones, para ver qué línea de negocio es más rentable teniendo en cuenta todos sus costes, tanto costes de venta como costes fijos incluyendo el personal.
Aquí, la contabilidad analítica nos permite analizar el margen de contribución de cada línea de negocio de nuestra empresa, lo que nos ayudará a determinar si debemos potenciar alguna de ellas o si hay alguna muy poco rentable que deberíamos pensar si habría que eliminarla, dependerá de lo estratégica que pueda ser.
En el caso de departamenos, por ejemplo, una empresa puede evaluar si tener un departamento de RRHH interno es realmente interesante para ella en términos económicos, o si tal vez podría ahorrar dinero externalizando este servicio.
Evaluar proyectos de inversión
La innovación es algo esencial para las empresas, pero no siempre que se pone en marcha un nuevo proyecto acaba en éxito. En este sentido, la contabilidad analítica es una buena herramienta para resolver dudas sobre su rentabilidad, comprobar si los beneficios superan a los costes, así como cuál es el retorno de la inversión que se está consiguiendo.
Imaginemos una empresa especializada en energías renovables que desea saber si su nuevo proyecto de placas fotovoltaicas de uso doméstico es realmente interesante. Para ello, segmenta los costes de este proyecto y los contrapone a los ingresos esperados.
Esta información puede ser muy útil a la hora de descartar proyectos que se llevan mucha inversión y, por ende, son poco productivos. También para elegir a qué proyecto destinar más recursos, cuando varios de los puestos en marcha están generando buenos resultados.
También nos sirve si estamos inmersos en un plan de expansión, para diferenciar qué zonas están funcionando mejor que otras.
Elaborar presupuestos y realizar planificación
La contabilidad analítica se puede aplicar a proyectos, departamentos, productos o servicios muy concretos, pero también tiene una aplicación más generalista. Si la empresa lleva una contabilidad de este tipo, lo va a tener un poco más fácil a la hora de elaborar su presupuesto y planificar las estrategias de marketing, de personal, de finanzas, etc.
Por ejemplo, si hemos observado que el departamento de I+D tiene un coste importante, pero que el ROI es bastante alto, tal vez nos convenga destinar más presupuesto de cara al año que viene, porque su actividad está generando altos beneficios para la empresa.
Toma de decisiones estratégicas
Una de las aplicaciones prácticas más importantes que tiene la hemos ido viendo de manera indirecta a lo largo de todo este artículo: ayuda en la toma de decisiones estratégicas. Y es que, la contabilidad analítica nos da mucha información. Y, ya sabes, en el mundo de los negocios la información es poder.
Cuanto más sepamos sobre cómo son los flujos de entrada y de salida de dinero en la empresa, en sus diferentes áreas, e incluso segmentados por productos, más fácil lo vamos a tener para tomar decisiones.
En otras palabras, podremos decidir sin que nos tiemble el pulso qué producto debería salir de la línea de producción, o qué área de trabajo está recibiendo más dinero del que realmente necesita. De hecho, si no la tienes implantada ya, es una de las primeras propuestas que nosotros siempre realizamos cuando llevamos a cabo una consultoría de negocio.
Conclusiones sobre la contabilidad analítica
Queda claro que la contabilidad analítica es especialmente útil para las empresas, por lo que merece la pena invertir algo de tiempo y esfuerzo en hacer una buena gestión. Dado que, con esta información, podemos hacer una reasignación de recursos que lleve a la empresa a conseguir uno de sus objetivos prioritarios; ser más productiva y rentable.
No obstante, no olvides que no todo es cuestión de datos, para poder hacer un uso eficiente de los mismos, es vital contar con un buen asesoramiento por parte de un especialista. Así que si necesitas ayuda en este sentido, ponte en contacto conmigo y hablamos.