La segmentación de una base de datos es una práctica muy útil para poder utilizar la información disponible de forma mucho más precisa.
Este proceso implica la división del conjunto de datos en segmentos más pequeños, siempre orquestada bajo una serie de criterios comunes. Gracias a ello, es posible llevar a cabo una mejor comprensión y análisis de datos.
A continuación, me detendré a explicar cómo segmentar una base de datos y las ventajas que presenta esta práctica empresarial.
Ventajas de segmentar una base de datos
Antes de comentar cómo segmentar una base de datos, me gustaría poder hablarte sobre los beneficios de ello. Lo cierto es que trabajar de este modo aporta ventajas muy significativas para todas las empresas, sin importar su tamaño o sector.
Los beneficios más destacados de segmentar una base de datos son:
- Mejor comprensión de la información. Una base de datos segmentada nos permite trabajar con datos específicos. Esto facilita la tarea de detectar patrones o tendencias y, por tanto, la toma de decisiones.
- Identificación de oportunidades. Si disponemos de datos segmentados es mucho más sencillo su análisis e identificación de nichos de mercado con potencial de crecimiento. Algo muy útil para detectar oportunidades.
- Optimización de recursos. Descubrir oportunidades ayuda a hacer un mejor uso de los recursos de la empresa. Igualmente, si detectamos, a través de la segmentación de datos, que hay costes innecesarios, podemos eliminarlos.
- Diseño de estrategias enfocadas. Gracias a la identificación de oportunidades y otras ventajas de la segmentación de datos, es posible trazar estrategias específicas que se traduzcan en mejores resultados y ROI.
Cómo segmentar una base de datos
Ahora que conocemos las principales ventajas de segmentar una base de datos, veamos qué requisitos son los que hay que seguir para hacerlo.
En los siguientes párrafos, te daré algunos consejos prácticos para que puedas sacarle el mayor partido posible a cada uno de estos grupos de datos.
Define los criterios de segmentación de datos
Lo primero de todo es tener claro qué criterios se usarán para segmentar al conjunto de datos de la empresa. Para ello, será necesario identificar las principales variables que interesan a la misma.
Por ejemplo, si hablamos de segmentar una base de datos de clientes, es posible establecer como criterio la ubicación geográfica o, en el caso de los negocios B2B, el nivel de facturación.
Otros criterios habituales podrían ser la procedencia de captación de los clientes, tipología de productos y servicios que compran, características demográficas o laborales, entre otros.
Sea como sea, lo importante aquí es que los criterios escogidos sean de valor para la empresa.
Hacer limpieza de datos
Algo muy común en las empresas que se plantean cómo segmentar una base de datos es encontrarnos con largas listas incompletas o con datos erróneos. Por ello, siempre recomiendo hacer una limpieza u organización previa antes de analizarlos.
De este modo, estás garantizando que los datos de la organización presumen de calidad y carecen de inconsistencias. Con ello se podrán realizar análisis mucho más precisos y útiles. En caso contrario, se puede llegar a conclusiones erróneas.
Identificar los segmentos
Otro apunte importante a considerar a la hora de segmentar una base de datos es tener claramente identificados cada uno de los segmentos resultantes.
Esto implica añadir etiquetas cuya nomenclatura sea fácilmente reconocible por cualquier usuario que pueda hacer uso de ella.
Dependerá de cada organización el modo en que acaben estructurados, pero es de vital importancia que si, por ejemplo, para la empresa es significativa la fecha de entrada de dicho dato, aparezca de algún modo representado.
Importar o exportar datos
Cuando disponemos de distintas herramientas en las que hemos ido haciendo procesamiento de datos, es fundamental unificarlos en una. Para ello, lo más recomendable es importar los datos a una única herramienta.
Esto puede hacerse manual o de forma automatizada. En el mercado existen diferentes soluciones para ello.
Sea como sea, necesitamos que todos los datos estén en el mismo lugar para poder segmentarlos correctamente.
Por otro lado, si detectamos datos erróneos o que carecen de validez por alguna razón, lo ideal es exportarlos y guardarlos durante un tiempo prudencial. Es mejor esto a eliminarlos de manera definitiva.
Hacer comprobaciones
Antes de dar por finalizada la tarea debemos asegurarnos de que se ha llevado a cabo correctamente. Si alguna vez te has preguntado cómo segmentar una base de datos, es fundamental que, para completar la tarea con éxito, realices este paso.
De otro modo, los segmentos resultantes no serán significativos ni útiles para la organización.
Lo más acertado aquí será revisar y analizar cada uno de ellos para confirmar que son coherentes, relevantes y representativos. Si detectas errores, deberás corregirlos de inmediato.
Realizar test o pruebas
Por último, además de comprobar la coherencia de los segmentos, te invito a probar que realmente están aportando valor a la empresa.
Por ejemplo, intenta crear un informe que haga uso de alguno de tus segmentos y verifica que los datos arrojan la información que realmente andabas buscando.
O intenta hacer alguna operación automatizada y analiza el resultado para concluir que la segmentación funciona correctamente.
¿Y cómo segmentar una base de datos en Excel?
Para cerrar este tema, responderé a una pregunta relacionada que me hacen muchos clientes: cómo segmentar una base de datos en Excel.
Lo primero que les digo es que lo ideal sería automatizar este proceso utilizando herramientas de business intelligence.
Pero lo cierto es que esta herramienta es ampliamente utilizada en organizaciones de todos los tamaños y sectores. Tradicionalmente, además de para realizar cálculos, se ha usado para acumular datos. Veamos cómo segmentarlos.
- Abre el archivo que desees segmentar. Asegúrate de que se trata del libro correcto.
- Prepara los datos. Revisa los datos antes de segmentarlos, esto te ayudará a corregir errores, eliminar los que no sirvan y optimizar la base de datos en su conjunto.
- Elige la opción “Segmentación de datos”. Selecciona una casilla de una columna y haz clic en “insertar”, posteriormente elige la opción “filtros” y por último, selecciona el botón “segmentación de datos”.
- Elige los filtros. Una vez hecho lo anterior, obtendrás un cuadro en el que aparecen los encabezados de todas las columnas. Elige aquellos que desees que actúen como filtros.
- Segmenta lo que necesites. Con los pasos anteriores, el archivo estará listo para segmentar datos. Haz clic para seleccionar qué elemento deseas filtrar y listo.
Conclusiones sobre la segmentación de base de datos
La segmentación de bases de datos es una gran herramienta de trabajo para las empresas que desean tomar más y mejores decisiones.
Si deseas recibir asesoramiento o delegar esta tarea en profesionales expertos, ponte en contacto conmigo. Te ayudaré a sacarle el máximo rendimiento a los datos e información de tu organización.