Los informes automatizados se han convertido en una de las últimas tendencias en el mundo empresarial. Básicamente son documentos que recogen información de gran trascendencia, actualizada en tiempo real, y que nos puede ayudar a tomar decisiones para mejorar el devenir de nuestro negocio.
Para poder contar con ellos, primero debemos haber iniciado la transformación digital de nuestra actividad y contar con un software de última generación capaz de manejar diferentes tipos de base de datos y de extraer la información que resulte más interesante en cada momento.
Veamos con más detalle qué son los informes automatizados y su relevancia para las empresas.
¿Qué son los informes automatizados o dashboard?
Es sabido por todos los profesionales que los datos son imprescindibles para que las organizaciones puedan evaluar su situación y tomar decisiones de carácter estratégico.
En la actualidad, es habitual que negocios de todo tipo tengan bases de datos relativas a sus clientes, a sus proveedores, relacionadas con sus productos, etc. Pero, de poco sirve esa información, si no somos capaces de darle una estructura que nos permita entenderla mejor.
Para eso, tenemos una herramienta de la que ya hemos hablado en alguna ocasión al analizar qué es un dashboard. En este caso, cuando hacemos referencia al dashboard automatizado o informes automatizados, debemos tener presente que son dos herramientas similares que se complementan, pero que no son del todo iguales.
Los informes automatizados son documentos que recogen datos segmentados y nos muestran la información de una manera estructurada.
Su peculiaridad es que no han sido elaborados por un ser humano, sino por un software encargado de clasificar la información y mostrarnos los resultados de una manera que nos resulte comprensible.
Podemos automatizar informes de todas y cada una de las áreas de nuestra empresa. Y, en todo caso, tendremos la seguridad de que vamos a ganar tiempo y eficacia a la hora de analizar la información con la que poder decidir.
Por su parte, el dashboard automatizado nos muestra la información de una manera mucho más visual. A través de gráficas, tablas y otros elementos visuales que facilitan la lectura de los datos.
Importancia de la automatización de informes en las empresas
Podríamos decir que con la información automatizada todo son ventajas. Una buena prueba de ello, es que no deja de crecer el número de compañías interesadas por esta nueva forma de acceder a los datos con más peso para su negocio.
Para entender hasta qué punto la automatización de informes se ha convertido en algo esencial para las empresas, vamos a repasar algunas de sus ventajas:
Eficiencia
Analizar y clasificar datos de manera manual es una tarea muy tediosa que abarca desde la recopilación de los datos en sí misma, hasta la elaboración del informe que recoge la información más relevante.
Esto es una tarea que puede llevar mucho tiempo.De hecho, puede suceder que, cuando terminemos el informe hecho a mano, nos demos cuenta de que alguno de los datos recogidos en él ya ha cambiado, lo cual nos lleva a hacer modificaciones.
Esto no ocurre con el proceso de automatización de la información, porque el software es capaz de crear un informe actualizado en tiempo real, con los datos debidamente segmentados, en apenas unos minutos.
Reducción de errores
Los informes se utilizan para tomar decisiones de relevancia para la empresa y, por tanto, necesitamos que todos los datos compilados en los mismos sean correctos.
Sin embargo, cuando es un ser humano el que se está encargando de transcribir los datos, lo más probable es que en alguno de ellos se acabe produciendo un error. Problema que no vamos a tener si dejamos esta tarea en manos de la tecnología.
Más consistencia
Los informes automatizados se pueden personalizar según las necesidades de cada negocio. Esto permite crear un formato predefinido, que hará mucho más fácil la comparación de diferentes documentos que contienen datos relativos a varios períodos de tiempo.
Lo que logramos con esto, es que la información sea mucho más sencilla de leer e interpretar y que, quien tiene acceso habitual a estos informes, acabe familiarizándose con el formato y llegue a un punto en el que sepa perfectamente dónde tiene que acudir para ver una información concreta.
Más transparencia y accesibilidad
Una vez elaborados, los informes automatizados se pueden descargar en el equipo y ser almacenados en un fichero digital para futuras consultas. Pero también se pueden imprimir, o compartir con diferentes departamentos o stakeholders por correo electrónico.
Esto promueve la transparencia dentro de la empresa y facilita la colaboración, porque permite que todos los interesados puedan supervisar la información y estar al tanto de los datos más relevantes.
Facilita las auditorías
Las auditorías en las empresas son esenciales para asegurarse de que todos los procedimientos se están llevando a cabo de manera correcta, y de que se avanza por el buen camino hacia la meta marcada.
Si se cuenta con informes de calidad, la labor de los auditores será mucho más rápida y sencilla. Porque podrán acceder fácilmente a la información que necesitan para hacer su trabajo.
Reduce los costes
La reducción de costes es un objetivo que todas las organizaciones persiguen. Si conseguimos hacer más con menos consumo de recursos, estamos incrementando nuestra productividad.
Poder tener acceso a informes automatizados es algo que debemos asumir como una inversión. Es cierto que va a tener un coste, pero el retorno de la inversión es bastante rápido, ya que vamos a empezar a ahorrar enseguida.
En primer lugar, y como hemos visto antes, no se van a producir errores al transcribir los datos. Y, en el mundo empresarial, no cometer errores es sinónimo de no gastar dinero de más.
Por otro lado, como los documentos se elaboran de forma automatizada, no necesitamos tener tanto personal dedicado a dicha labor. Lo que significa que podemos utilizar su talento en otras tareas más productivas y de mayor valor agregado.
Conclusiones acerca de automatizar informes
Podemos concluir que los informes automatizados contribuyen a mejorar la eficiencia operativa y a reducir los errores, permitiendo que se puedan tomar mejores decisiones en base a información precisa. Por tanto, si utilizamos todo esto a nuestro favor, lo que conseguimos es una interesante ventaja competitiva.
Dicho esto, ¿te gustaría sacar el máximo partido a los datos de tu empresa con informes automatizados? Contacta conmigo y evaluaremos cómo podemos ayudarte.