La implementación de un ERP es una decisión que trae grandes ventajas a tu empresa. Por ejemplo, conecta departamentos, automatiza procesos y mejora la visibilidad de lo que está ocurriendo en el negocio.
Por ello, cada vez más organizaciones dan el paso y lo integran en su día a día. Pero ¿cómo implementar un ERP? A continuación, te contamos los pasos que hay que dar para ello y cuáles son las ventajas específicas que ofrecen.
Implementación de un ERP: ¿En qué consiste?
Para comenzar, es importante comentar que la implementación de un ERP se basa en integrar en una única herramienta la información de los diferentes departamentos de la empresa.
Con ello, finanzas, ventas, compras, producción, recursos humanos y todas las demás áreas quedan conectadas. Y así toda la organización habla un mismo idioma.
En este sentido, la información de lo que ocurre en un departamento está disponible para cualquier otro rápidamente. Por ejemplo, los pedidos de los clientes quedan reflejados en contabilidad casi en tiempo real.
¿Por qué implementar un sistema ERP en tu empresa?
Ahora bien, la implementación de un ERP es una decisión estratégica. Y al final lo que tenemos es una gestión más eficiente de la empresa. Pero ¿por qué implementar un ERP? ¿Qué razones son las que empujan a las organizaciones a dar el paso?
- Procesos integrados. Con la implementación de un ERP, la información está conectada y todos los departamentos tienen acceso a ella. Así, cuando un comercial hace un pedido, el sistema actualiza inventario, genera albarán, envía factura y notifica al almacén.
- Decisiones basadas en datos. Dado que todo lo que ocurre en el negocio queda reflejado en las herramientas ERP, la dirección puede tomar decisiones basada en hechos. Basta con consultar los KPIs, analizar lo ocurrido y reaccionar para evitar pérdidas.
- Tareas automatizadas. Por otro lado, la implementación de un ERP elimina muchas tareas manuales. Algunas son facturación, el control de gastos, la conciliación bancaria o la gestión de nóminas. Esto supone un ahorro a la empresa.
- Clientes más satisfechos. Otro punto importante sobre la implementación de un ERP es su impacto en la atención al cliente. Esta es más rápida y precisa. Al tener la información de los pedidos disponible de forma inmediata, es posible responder más rápido y mejor.
- Impacto positivo en la cadena de suministro. Además de lo anterior, implementar un ERP mejora la gestión del inventario, los tiempos de entrega y la planificación de la producción. Esto permite, por ejemplo, anticipar la demanda y ajustar los pedidos a proveedores.
- Menos costes. Por último, si te sigues preguntando por qué implementar un ERP, diremos que los costes tienen un gran peso. Un ERP reduce errores, duplicidades y tareas manuales. Por lo que los costes de la empresa disminuyen notablemente.
Beneficios clave de la implementación de un ERP
Como podrás imaginar, todo lo anterior se traduce en una serie de beneficios de la implementación de un ERP. En los siguientes puntos los detallamos:
- Fluidez en los procesos de la empresa. Al centralizar toda la gestión e información de departamentos, los trámites son mucho más rápidos.
- Competitividad. Además, un ERP agiliza los tiempos de respuesta, mejora la atención al cliente y da una imagen de profesionalidad.
- Control más preciso. Otro de los beneficios de la implementación de un ERP es que los responsables de área pueden monitorizar su rendimiento diario.
- Mejor flujo informativo. Con la implementación de un ERP los equipos pueden colaborar más fácilmente, compartir datos y trabajar con una visión común.
Implementación de un ERP: Proceso paso a paso
Vistas las ventajas de un ERP, veamos qué pasos debemos dar para implementarlo correctamente y empezar a trabajar con él. Para ello, antes es importante saber que no se trata de instalar un software sin más. Se trata de diseñar un proceso sólido que involucre a toda la empresa. Y requiere hacerlo de forma planificada, con método y acompañamiento experto.
1) Análisis de necesidades y planificación del proyecto
El proceso de implementación de un ERP comienza con un diagnóstico. Y aquí hay que preguntarse: ¿qué procesos funcionan bien?, ¿qué tareas se repiten?, ¿qué información se pierde?
Las respuestas serán el punto de partida. Y es importante que todos los responsables de los departamentos se involucren. Así se fijarán los objetivos del proyecto.
2) Elección del ERP adecuado
Otro de los pasos para implementar un ERP es elegir el sistema correcto. Es decir, el que se adapte a tus objetivos y procesos. En este sentido conviene valorar:
- Que el sistema sea escalable, para crecer sin límites.
- Que se integre fácilmente con otras herramientas ya existentes.
- Que ofrezca una interfaz intuitiva y fácil de usar.
- Que cuente con soporte y actualizaciones continuas.
3) Configuración y personalización
Aquí empieza la parte más técnica de la implementación de un ERP. Es el momento de adaptar los módulos, definir los permisos de usuario y ajustar los flujos de trabajo.
No obstante, se recomienda no crear un sistema muy complejo. Cuanto más complejo sea, más difícil será de mantener. Por ello, lo ideal es adaptar lo esencial únicamente.
4) Migración de datos
El proceso de implementación de un ERP continúa con la migración de datos. Este proceso consiste en revisar, limpiar y estructurar los datos antes de trasladarlos. Y como podrás imaginar es muy importante.
Si se hace bien, evita errores que pueden salir caros y hace que el ERP funcione de forma óptima y con información fiable. Es más, algunas empresas en esta fase se dan cuenta de datos duplicados o información obsoleta.
5) Formación del equipo y gestión del cambio
Uno de los pasos para implementar un ERP más difícil es hacer que el equipo acepte la herramienta. Por ello, es importante iniciar sesiones de formación. Y trabajar para que entiendan los nuevos procesos y su impacto.
Igualmente, hay que estar pendientes de dudas, resentimientos y miedos ante esta nueva realidad. Es necesario acompañar el cambio y hacer que los empleados participen de él.
6) Pruebas, validación y puesta en marcha
Por último, el proceso de cómo implementar un ERP termina con pruebas y puesta en marcha. Esto sirve para detectar errores, comprobar integraciones y validar que los flujos funcionan.
Para ello, se hacen simulaciones en distintos procesos. Y la puesta en marcha se hace en un entorno controlado. Además, estos primeros días normalmente hay soporte técnico para solventar cualquier duda.
Conclusiones sobre la implementación de un ERP
Para finalizar, no cabe duda de que la implementación de un ERP es un paso importante. Este proceso hace a la empresa más eficiente. Pero para que así sea, lo ideal es llevar a cabo una consultoría de negocio. De este modo, cada paso se da sobre seguro y es más fácil que todo salga bien.
Así que si estás considerando iniciar el proceso de implementación de un ERP, ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos a que disfrutes de todos los beneficios de esta herramienta.