Saber cómo compartir un informe de Power BI es clave para poder hacer llegar la información en cuestión a las personas indicadas. Es decir, es una pieza clave en cualquier proceso de toma de decisiones.
En este sentido, hay que distinguir entre cómo compartir un informe de Power BI fuera de la organización y a personas que están dentro. Aquí entran en juego temas como el tipo de licencia, el rol de los usuarios y el nivel de acceso que necesitan.
Sea como sea, antes debes saber qué es Power BI. Y de forma resumida, podemos decir que se trata de una herramienta capaz de convertir grandes volúmenes de información fácil de usar y entender.
Dicho esto, veamos cómo podemos hacer llegar toda esa información de valor a personas tanto dentro como fuera de la organización.
Compartir un informe de Power BI de forma interna
En primer lugar, responder a la pregunta cómo compartir un informe de Power BI cuando todos los usuarios pertenecen a la organización es muy fácil. Aquí no hay que gestionar invitaciones ni configuraciones especiales para usuarios externos. Aún así, veamos cómo hacerlo paso a paso.
Crea y publica el informe
Para comenzar, debes crear y publicar el informe en cuestión que quieras compartir. Para hacerlo, solo tienes que pulsar el botón “Publicar” en Power BI Desktop. El sistema pedirá seleccionar un área de trabajo o workspace dentro de Power BI Service. Ese espacio será el lugar donde se almacenará el informe y desde donde se gestionará el acceso.
Compartir
Seguidamente debes ir al área de trabajo donde has guardado el informe, abrirlo y buscar la opción o botón que dice “Compartir”. La encontrarás en la parte superior del panel de Power BI. Desde aquí podrás introducir el correo electrónico de los usuarios que deben acceder al informe. Recuerda: serán emails que pertenecen a la organización.
Definir permisos
El siguiente paso para saber cómo compartir un informe de Power BI es definir cómo podrán interactuar los usuarios con el informe. Se puede permitir únicamente la visualización o habilitar también la opción de que el destinatario vuelva a compartir el informe con otras personas. En entornos empresariales es recomendable limitar esta última opción.
Enviar invitación
Por último, Power BI enviará automáticamente una notificación al correo electrónico de los usuarios con los que quieres compartir el informe y has añadido. Desde ese momento podrán acceder al informe a través de Power BI Service y consultar las visualizaciones de forma interactiva. Es importante que sepas que en cualquier momento se pueden revisar o modificar los permisos.
Cómo compartir un informe de Power BI fuera de la organización
Ahora bien, si lo que quieres es saber cómo compartir un informe de Power BI a usuarios sin licencia o fuera de la organización, el proceso cambia. Aquí hay que gestionar todo con más atención para no poner en peligro los datos de la empresa ni su confidencialidad. Igualmente, veamos el paso a paso.
Publicar informe y habilitar colaboración externa
Lo primero de todo es que el informe esté publicado en Power BI Service. Seguidamente, el administrador debe comprobar que la organización permite compartir contenido con usuarios externos. Esto se habilita desde el panel de administración. Por defecto, puede que esté desactivada. Si no se activa, no se puede compartir.
Invitar al usuario externo desde Azure Active Directory
Cuando lo anterior esté activo, el siguiente paso para saber cómo compartir un informe de Power BI fuera de la organización es añadirlo como usuario invitado dentro del sistema. Para ello, hay que añadir nuevo usuario, añadir nombre y email, y elegir la opción Invitar usuario externo. Cuando esto esté correcto, el sistema enviará una invitación al usuario para que acepte el acceso.
Esperar a que el usuario acepte la invitación
Para poder continuar con el proceso, el usuario externo recibirá un correo electrónico con un enlace para aceptar la invitación. Una vez que complete el proceso de autenticación, quedará registrado como usuario invitado dentro del entorno de la organización. En ese momento ya se le pueden asignar permisos dentro de Power BI.
Compartir el informe y asignar permisos
Con el usuario ya registrado en el directorio, el siguiente paso es abrir el informe en Power BI Service y utilizar el botón “Compartir”. Aquí se introduce el correo electrónico del usuario invitado y se definen los permisos de acceso. Es decir, toca ver cómo podrá interactuar el usuario externo con el informe. Por ejemplo, sólo visualización, interacción o también con la posibilidad de compartir.
Revisar las licencias necesarias
Si lo que quieres es saber cómo compartir un informe de Power BI a usuarios sin licencia, es importante destacar que la licencia es una parte clave del proceso. Y es que si la organización utiliza Power BI Pro, el usuario externo también necesitará una licencia Pro para acceder al informe. Igual con Power BI Premium. Esta licencia se otorgará al usuario desde la organización.
Conclusiones sobre compartir un informe de Power BI
Para terminar, diremos que en ambos casos, aunque más aún en el segundo, es importante revisar de forma regular los accesos que se han dado. Por ejemplo, si un colaborador deja de formar parte de un proyecto o cambia su rol, hay que actualizar o eliminar sus permisos. No podemos dejar los permisos para siempre, pues estaríamos poniendo en peligro los datos y la información.
Igual con las personas internas, puede ocurrir que una persona se vaya de la empresa o cambie de departamento. Los permisos siempre deben revisarse para proteger información sensible. Ahora bien, si pensamos en la parte estratégica de la pregunta que nos ocupa, cómo compartir un informe de Power BI, hay que hablar de algo más.
Y es que no se trata solo de temas técnicos, hay que tener bien estructurada la información, no puede haber datos duplicados, o errores que contaminen los dashboard. En este sentido, contar con la ayuda de un consultor Power BI puede ser de gran interés. Si quieres saber más, ponte en contacto con nosotros.