Entender cómo funciona Power BI es el primer paso para saber si puede ayudarte a analizar los datos de tu empresa. Esta herramienta permite conectar información de diferentes fuentes, organizarla y crear informes interactivos para consultar los indicadores del negocio.
No obstante, para que resulte útil, primero hay que revisar qué datos tenemos y qué queremos conocer. Sin esto, podemos acabar con muchos gráficos que aportan pocas respuestas.
Además, conviene conocer sus limitaciones. El rendimiento, la actualización de la información y las condiciones para compartir informes son aspectos que pueden influir en su uso.
A continuación, veremos cómo funciona Power BI y qué debes tener en cuenta antes de incorporarlo a tu empresa.
¿Qué es Power BI y para qué sirve?
Power BI es una herramienta de inteligencia empresarial de Microsoft que permite transformar datos en información que podemos consultar y analizar. Para ello, utiliza informes interactivos y paneles de control.
En una empresa, puede ayudar a responder preguntas como:
- Qué productos generan más ingresos.
- Cómo evolucionan los gastos.
- Qué clientes concentran las ventas.
- Si se están cumpliendo los objetivos.
- Qué diferencias existen entre lo previsto y los resultados reales.
Imagina que tienes las ventas en una aplicación y los costes en una hoja de cálculo. Analizarlos por separado puede dificultar saber qué productos dejan más margen.
En este sentido, Power BI permite relacionar esa información y consultarla en un mismo informe. Lo importante es que los datos sean correctos y que el cálculo del margen esté bien definido.
¿Cómo funciona Power BI paso a paso?
El funcionamiento de Power BI se puede dividir en cinco pasos: conectar los datos, prepararlos, relacionarlos, crear los informes y distribuirlos.
Para entenderlo mejor, veamos qué ocurre en cada uno.
1. Conectar las fuentes de datos
En primer lugar, para explicar cómo funciona Power BI, hay que ver de dónde procede la información. Power BI puede conectarse a hojas de cálculo, bases de datos y distintos servicios empresariales.
Aquí conviene seleccionar las fuentes que necesitamos para el análisis. Y es esencial identificar cuál permite responder a las preguntas del negocio.
Por ejemplo, para estudiar la rentabilidad por cliente, podríamos necesitar datos de facturación, costes y horas dedicadas.
2. Preparar y transformar la información
El siguiente paso es revisar los datos antes de utilizarlos. Para ello, Power BI incorpora Power Query, que permite realizar tareas como:
- Corregir formatos de fechas e importes.
- Eliminar registros duplicados.
- Unificar nombres y categorías.
- Combinar información de varios archivos.
- Revisar valores vacíos o errores.
Esta preparación es fundamental. Si un mismo cliente aparece con nombres diferentes, sus ventas podrían quedar repartidas entre varios registros.
3. Crear el modelo de datos y los indicadores
Si seguimos explicando cómo funciona Power BI, una vez preparada la información, hay que establecer cómo se relacionan las tablas. Por ejemplo, conectar cada venta con su cliente, su producto y su fecha.
A partir de ahí, se definen los cálculos que necesita la empresa. Power BI utiliza el lenguaje DAX para crear medidas, como el margen o la variación de las ventas respecto al año anterior.
En cualquier caso, antes de calcular un indicador, debemos acordar qué significa. Si cada departamento utiliza un criterio diferente para medir las ventas, será difícil comparar los resultados.
4. Diseñar los informes interactivos
Seguidamente, los datos se presentan mediante gráficos, tablas e indicadores. Los usuarios pueden aplicar filtros para consultar un periodo, un cliente o una línea de negocio.
Una herramienta habitual para desarrollar estos informes es Power BI Desktop. Aquí lo importante es facilitar la lectura.
Un informe con demasiados elementos puede dificultar encontrar la información que necesitamos. Por eso, conviene dar prioridad a los indicadores que ayudan a tomar decisiones.
5. Publicar, compartir y actualizar
Por último, para entender cómo funciona Power BI, debes saber que los informes pueden publicarse en Power BI Service, el servicio en la nube de Microsoft. Desde ahí, se gestiona su distribución y el acceso de los usuarios.
También se configura la actualización de los datos. No obstante, publicar un informe no significa que su información se actualice continuamente. Esto dependerá de la conexión y de la configuración elegidas.
Si quieres profundizar en cómo implementar Power BI, conviene revisar también los permisos, las fuentes y las necesidades de actualización de cada equipo.
¿Cuáles son las principales limitaciones de Power BI?
Ahora que sabemos cómo funciona Power BI, es momento de ver qué puede condicionar su uso.
Algunas limitaciones de Power BI dependen de la licencia o de la infraestructura. Otras aparecen por la forma en que se preparan los datos y se diseña el análisis.
El rendimiento depende del modelo y del volumen de datos
Power BI puede trabajar con grandes cantidades de información, pero su rendimiento depende de varios factores: el diseño del modelo, los cálculos, la conexión y los recursos disponibles.
Los datos no siempre están disponibles en tiempo real
Cuando se trabaja con datos importados, el informe muestra la información de la última actualización. Esto significa que una venta registrada después podría no aparecer hasta la siguiente carga.
El nivel de detalle depende de la información disponible
Power BI permite analizar datos por producto, cliente u operación. Sin embargo, necesita que ese detalle exista en la fuente y se conserve en el modelo. Si solo importamos las ventas totales, no podremos conocer cuánto compró cada cliente.
Compartir informes requiere revisar las licencias
Power BI Desktop es gratuito, pero esto no implica que cualquier equipo pueda compartir informes sin coste. La colaboración y el acceso al contenido dependen de las licencias de los usuarios y de la capacidad donde se publique.
Los análisis complejos requieren conocimientos técnicos
Crear una visualización sencilla puede ser accesible. Sin embargo, relacionar varias fuentes, diseñar cálculos y gestionar permisos es más complejo. Además, si algo cambia después de publicar, hay que revisar el modelo.
¿Cómo saber si Power BI encaja en tu empresa?
Como hemos visto, entender cómo funciona Power BI implica revisar todo el recorrido de los datos, desde su origen hasta el informe que consulta el equipo.
Antes de implementarlo, conviene definir qué necesitas analizar, comprobar la calidad de la información y valorar los recursos disponibles. Así como, revisar las limitaciones de Power BI.
Aquí, como consultor Power BI puedo ayudarte a revisar las fuentes, diseñar el modelo y establecer los indicadores adecuados. Así, podrás contar con informes que respondan a preguntas concretas del negocio y detectar desde el principio qué limitaciones debes resolver.