No cabe duda de que el seguimiento presupuestario es fundamental para que las empresas mantengan una buena salud financiera. Y es que, conocer en tiempo real cómo se están gestionando los recursos, así como comparar los resultados con los objetivos previstos, permite tomar decisiones informadas en pro de la rentabilidad.
Dicho esto, ¿qué te parece si vemos cómo hacer y automatizar el seguimiento presupuestario? A continuación, describiremos este proceso y mencionaremos cómo llevarlo a cabo con Business Intelligence (BI).
Importancia del seguimiento de presupuesto para la empresas
Para comenzar, debemos señalar que el seguimiento de presupuesto es más que una simple tarea administrativa. Es más, es tal su impacto en el rendimiento financiero que lo consideramos un proceso estratégico clave.
Ahora bien, veamos en detalle en qué se traduce este impacto:
- Control financiero. Este proceso, correctamente automatizado, permite identificar desviaciones y nos informa sobre qué área de la empresa está gastando de más o donde podemos optimizar recursos.
- Toma de decisiones informada. Además, un buen seguimiento presupuestario, favorece la rápida actuación de los directivos para ajustar estrategias o priorizar inversiones cuando es necesario.
- Transparencia y responsabilidad. Por otro lado, estamos ante una actividad que promueve la cultura del control y rendición de cuentas. Y es que cada área de la empresa deberá tenerlo en cuenta.
- Proyección y planificación. El seguimiento de presupuesto sirve también para analizar tendencias en ingresos y gastos. Con esto, las empresas pueden hacer una mejor planificación y anticiparse.
Automatización del seguimiento presupuestario gracias al BI
Como podrás imaginar, lograr todo lo anterior haciendo un seguimiento presupuestario manual puede ser algo complejo e incluso propenso a errores.
Es por ello, que se aconseja automatizar el proceso utilizando herramientas de Business Intelligence. Veamos qué podemos conseguir:
- Centralizar datos financieros. Es decir, integrar los datos de diversas fuentes y tener una visión completa de las finanzas para lograr un mayor control presupuestario.
- Analizar en tiempo real. Con los datos actualizados, la empresa puede detectar desviaciones en el presupuesto de manera inmediata. Sin necesidad incluso de esperar al cierre mensual.
- Crear alertas. Además, con esta herramienta podrás configurar alertas para notificar a los responsables cuando haya un exceso de gasto o se alcancen hitos importantes en los ingresos.
- Generar previsiones. El análisis predictivo, una funcionalidad avanzada del BI, permite proyectar situaciones futuras. Y esto es clave para poder ajustar presupuestos y planificar inversiones.
¿Cómo hacer un seguimiento de presupuesto?
Una vez que tenemos las bases claras, es momento de hablar sobre cómo hacer un seguimiento de presupuesto. Y aunque la automatización es clave, es importante tener clara la estructura del proceso. Veamos cuál es.
Establecer objetivos claros
El primer paso de este proceso consiste en definir qué deseas lograr con el presupuesto. Estos objetivos deben ser específicos, medibles y alineados con la estrategia general de la empresa. Así, por ejemplo, un posible objetivo podría ser reducir los costes operativos en un 10%, o aumentar las ventas en un 15%.
Identificar ingresos
Con los objetivos claros, un buen seguimiento de presupuesto requiere claridad en cuanto a los ingresos que se esperan en la empresa durante un tiempo determinado. Aquí se pueden contemplar ingresos por ventas, financiación externa o inversiones, entre otras fuentes.
Establecer límites de gastos
El seguimiento presupuestario también requiere que se identifiquen los gastos de ese mismo periodo y se definan límites que no se debieran sobrepasar. Así, existirá un mayor control del presupuesto. Entre los gastos, se pueden incluir salarios del personal, materias primas, compras, costes operativos, suministros…
Definir prioridades
Por otro lado, para que el seguimiento de presupuesto sea efectivo, debe quedar claro qué es prioritario en términos de gasto. Esto será determinante para la asignación de recursos. Para ello, es preciso evaluar detalladamente tanto necesidades como objetivos de la empresa.
Hacer proyecciones
Otro punto relevante es hacer proyecciones sobre los ingresos que se prevé tener y los gastos. Eso sí, teniendo en cuenta los datos de periodos anteriores. Igualmente, para hacer una proyección realista, es necesario considerar la situación económica actual, factores externos que puedan influir y las expectativas marcadas.
Identificar fuentes de datos
A continuación, para poder centralizarlo todo en un software BI, deberás tener claro cuáles serán las fuentes de datos para tu seguimiento de presupuesto. Es decir, de dónde vendrán los datos. Pueden venir de sistemas ERP, software contable, informes de ventas, etc. Sea como sea, deben ser fuentes fiables y actualizadas.
Diseñar indicadores o KPIs
Para un buen seguimiento presupuestario no basta únicamente con tener los datos, es preciso establecer indicadores que te ayuden a saber si estás alcanzando los objetivos. Algunos KPIs pueden ser porcentaje de cumplimiento del presupuesto, el margen operativo o la desviación presupuestaria.
Implementar herramientas de seguimiento
Como hemos visto antes, existen herramientas que facilitan la visualización de datos y la creación de informes personalizados. Lo ideal es elegir un software de Business Intelligence que se adapte a las necesidades de tu empresa. De este modo, será más sencillo tener el control del seguimiento de presupuesto.
Automatizar
Cuando tengas tu herramienta, deberás configurar los flujos de trabajo para recolectar, procesar y reportar datos. Por ejemplo, puedes programar un informe semanal que compare los gastos actuales con los presupuestados y lo envíe automáticamente al equipo financiero.
Informar y formar al equipo
Por último, conviene que el equipo involucrado en el seguimiento presupuestario sepa cómo interpretar los datos y usar las herramientas de BI. Solo así, todo el trabajo anterior tendrá sentido y podrá ofrecer buenos resultados. Y lo mejor: resultados útiles para tomar decisiones que favorezcan a la empresa.
Seguimiento de presupuesto: Conclusiones
Como has podido observar, automatizar el seguimiento presupuestario con Business Intelligence fomenta la agilidad empresarial, la precisión en los datos y la competitividad en el mercado. Por ello, muchas empresas han decidido llevar a cabo este tipo de procesos confiando en la tecnología.
Si quieres dar el paso, pero necesitas más información o ayuda, te invitamos a tener una consultoría de Business Intelligence con nosotros. Te ayudaremos a automatizar este proceso para que puedas tomar las mejores decisiones para tu negocio.