El gobierno del dato hace referencia a todos aquellos procesos o políticas que hacen que la información en una empresa esté ordenada y se pueda usar de forma segura. Es decir, su objetivo es garantizar que todos los datos de la organización sean fiables, seguros, accesibles, trazables y cumplan con las normativas.
Con ello, se evitan duplicidades o información errónea que puede llevar a decisiones incorrectas. Por ejemplo, imagina que el departamento de ventas y el de finanzas tienen cifras distintas de clientes activos. Esto generaría inconvenientes serios en la empresa.
A continuación, comentaremos de forma más detallada qué es el gobierno del dato, sus objetivos y pilares.
¿Qué es el Gobierno del Dato o de Datos en una empresa?
Como decíamos, el gobierno del dato es el marco que permite gestionar la información de forma ordenada dentro de una organización. Este define todo lo relacionado con quién es el responsable, cómo se debe utilizar, qué calidad debe tener y bajo qué normas puede compartirse.
Esto es especialmente importante en empresas donde hay muchos departamentos y fuentes de información. Si las reglas no están claras, pueden aparecer datos duplicados, métricas erróneas, o decisiones basadas en información poco consistente.
Ventajas del gobierno del dato
Visto lo anterior, de forma más específica, podemos decir que las ventajas de tener bien implementado el gobierno del dato son:
- Mejora la calidad de la información, evitando errores, duplicidades y datos inconsistentes.
- Permite tomar decisiones más rápidas y con mayor seguridad, basadas en datos fiables.
- Reduce el tiempo que los equipos dedican a buscar, validar o corregir información.
- Aumenta la coherencia entre departamentos, evitando que cada área trabaje con sus propios datos.
- Disminuye riesgos operativos, estratégicos y legales relacionados con el uso del dato.
- Facilita el cumplimiento normativo, especialmente en entornos regulados.
- Aporta trazabilidad, permitiendo saber de dónde viene cada dato y cómo se ha utilizado.
- Mejora la eficiencia general de la empresa al optimizar el uso de la información.
Pilares y objetivos del Gobierno del Dato
Ahora bien, para que el gobierno del dato funcione correctamente, es necesario apoyarse en una serie de pilares. Estos permiten que la gestión de la información sea eficiente, escalable y alineada con el negocio.
Cabe señalar que los pilares del gobierno del dato y los objetivos, están alineados. Como veremos ahora, cada pilar responde directamente a una necesidad: mejorar la calidad, reducir riesgos, facilitar el acceso o acelerar la toma de decisiones.
Definición y estandarización del dato
El primer pilar a abordar es la definición y estandarización. Y es que uno de los primeros problemas que hay en las empresas es que el mismo dato significa cosas distintas según quién lo mire.
Aquí el gobierno del dato establece qué significa cada métrica, cómo se calcula y en qué contexto se utiliza. Cuando esto no está claro, empiezan las discusiones internas, los informes no cuadran y la toma de decisiones se ralentiza. En cambio, cuando existe un criterio común, todo fluye mucho más rápido.
Calidad y control del dato
El siguiente pilar del gobierno del dato habla de su fiabilidad. Para poder usar la información, esta debe ser fiable y de calidad. Aquí entran aspectos como evitar duplicidades, corregir errores o asegurarse de que los datos están actualizados.
Cuando este pilar falla, los equipos pierden confianza en los datos y vuelven a tomar decisiones por intuición. Para evitarlo, deben existir pautas que aseguren que los datos son certeros.
Seguridad y gestión de accesos
Debemos comentar también que no toda la información puede estar disponible para todo el mundo. Especialmente en entornos donde se manejan datos sensibles. Por eso, otro pilar clave es definir bien quién puede acceder a qué, en qué momento y con qué propósito.
Con ello, lo que hacemos es proteger la información y cumplir con la normativa. Cuando esto está bien gestionado, se reduce el riesgo y se evitan problemas legales o de reputación que pueden salir muy caros.
Responsabilidad sobre el dato o Data Ownership
A lo anterior, hay que sumar lo que se llama Data Ownership. Es muy importante que haya responsables claros para cada dato. Es decir, personas o roles que sepan qué significa, cómo debe usarse y que puedan tomar decisiones cuando hay discrepancias.
Cuando no existe esta figura, los problemas se diluyen, nadie responde y todo se vuelve más lento. En cambio, cuando hay ownership, la gestión del dato es mucho más ágil.
Accesibilidad y disponibilidad del dato
Por último, un pilar que no se debe pasar por alto es que el dato tiene que poder usarse. Es decir, además de ser correcto y estar protegido, debe estar disponible para quien lo necesite.
Si acceder a la información es complicado o lento, los equipos buscarán alternativas, creando sus propios sistemas o duplicando datos. Y eso, a la larga, genera más desorden.
Herramientas del gobierno del dato
La siguiente pregunta que puedes hacerte a todo esto es qué tipo de herramientas se pueden usar en este contexto. Y aquí las más destacadas son:
- Power BI. Esta herramienta es la más utilizada por las empresas. Permite convertir la información en informes claros y útiles para la toma de decisiones.
- Azure Purview. Se trata de una solución de Microsoft centrada en el descubrimiento, clasificación y control del dato. Permite entender de dónde viene la información, cómo se utiliza y quién puede acceder a ella.
- Xplenty. Estamos ante una plataforma orientada a la integración y monitorización de datos. Es especialmente útil cuando la información proviene de múltiples fuentes y necesita actualizarse en tiempo real.
- Cloudera Enterprise. Esta es otra de las herramientas del gobierno del dato avanzadas. Se centra en entornos con grandes volúmenes de datos. Y permite tener visibilidad completa sobre el recorrido y uso de la información.
- Talend. Por último, Taled es una herramienta enfocada en la calidad del dato, que ayuda a limpiar, transformar y mantener la información organizada para que sea realmente útil en el análisis y la toma de decisiones.
Conclusiones sobre el gobierno del dato
Como ves, implementar de forma correcta el gobierno del dato hace que la empresa tenga más seguridad a la hora de tomar decisiones. Sin embargo, es importante entender que la dificultad no está en lo técnico, sino en lo estratégico. Por ello, siempre conviene dar el paso de la mano de profesionales experimentados.
En este sentido, una consultoría Business Intelligence podría ser el punto de partida. A través de ella es posible analizar cómo se están gestionando los datos, detectar incoherencias, identificar riesgos y definir un modelo que permita ordenar la información. ¡Ponte en contacto con nosotros si quieres tenerlo todo bajo control!