El presupuesto anual es una de las herramientas más útiles e imprescindibles de una empresa. Y es que, gracias a él, es posible disponer de una hoja de ruta que apoye todas las decisiones que se toman. Además, nos ayuda a planificar qué recursos necesitará la empresa en el año, si es necesario realizar inversiones, y sirve también para controlar gastos.
Podríamos decir que marca las pautas para que la empresa logre sus objetivos estratégicos sin descuidar la parte financiera. Dicho esto, a continuación, explicaré más detalladamente cómo hacer un presupuesto anual.
Importancia de saber cómo hacer un presupuesto anual
Como decíamos antes, un presupuesto es un plan que ayuda a planificar y gestionar actividades, así como los recursos que vamos a consumir y los beneficios que vamos a obtener. Como es lógico, es importante que nos ciñamos a él a la hora de trabajar.
Saber cómo se hace un presupuesto es muy importante, pues este documento tiene un impacto significativo en la toma de decisiones. Ahí radica su importancia.
Y es que su correcta ejecución influye en el crecimiento del negocio e, incluso, en su supervivencia. En este sentido, la falta de presupuesto puede llevar a una compañía a excederse en el gasto y tener pérdidas económicas importantes.
Además de esto, si tenemos claro cómo hacer un presupuesto, estaremos asegurando el logro de las metas que se haya marcado la empresa. Siempre y cuando el presupuesto contemple todos los gastos e inversiones asociadas a cada una de ellas, no existirán problemas financieros que frenen el avance y obtención de resultados.
Por último, también es importante entender que el presupuesto anual evita que la empresa gaste de más. Es decir, ayuda a mantener los gastos bajo control. Cualquier desviación del presupuesto debe estar controlada para no comprometer la estabilidad financiera.
Enfoques para la elaboración del presupuesto anual
Antes de continuar, es preciso comentar que, para entender cómo se hace un presupuesto, existen dos enfoques diferentes a la hora de abordar esta tarea: enfoque estratégico y enfoque basado en gastos anuales.
- Enfoque basado en objetivos estratégicos. Este enfoque parte de la estrategia que la empresa ha definido para el próximo año. Teniendo claros los objetivos, se identifican los ingresos y recursos que se necesitan para alcanzarlos.
- Enfoque basado en gastos anuales. En este caso, partimos de un análisis de costes fijos y variables. A partir de ahí se hace una proyección de los ingresos que se necesitan para cubrir gastos y obtener beneficio para la empresa.
Cómo hacer un presupuesto anual
Vistos los diferentes enfoques, ahora nos centraremos en cómo hacer un presupuesto basado en objetivos estratégicos. Pues, como decíamos, partiremos de las metas pautadas por la empresa y se establecerán cuáles son los recursos necesarios para lograrlas.
1) Definir los objetivos estratégicos del año
El primer paso para saber cómo hacer un presupuesto es tener claros cuáles son los objetivos que la empresa desea alcanzar en los próximos 365 días. Hacía dónde queremos dirigir nuestra empresa, qué vamos a priorizar. Así, por ejemplo, podemos hablar de aumentar ventas, lanzar un nuevo producto o servicio, o mejorar la eficiencia operativa de la compañía.
También deberíamos tener en cuenta datos de mercado que nos indiquen un posible crecimiento o descenso de nuestro sector o datos de contexto a nivel macroeconómico. Con esto claro, el siguiente paso es pensar y detallar los recursos que se van a necesitar para alcanzar esos objetivos.
De forma más precisa, es necesario desglosar las actividades que requieren cada uno de los objetivos y, para cada actividad, establecer los recursos económicos que se deberán destinar. Con ello, ya tendremos la base para hacer el presupuesto anual de la empresa.
2) Proyectar los ingresos esperados
A continuación, es momento de estimar los ingresos que la empresa puede generar a lo largo de todo el año. Para ello, se puede hacer una análisis del histórico de ventas y los canales de adquisición de nuevo negocio, cuales crecen o cuales podemos potenciar. Además debemos contemplar cualquier posible adversidad que pueda surgir de algún elemento externo.
Igualmente, toca considerar nuevas oportunidades que puedan llegar. Y también deberíamos considerar el pipeline actual de la empresa, es decir, presupuestos activos pendientes de cerrar y su probabilidad de aceptación.
Lo ideal para realizar de forma correcta este paso sería desglosar los ingresos por líneas de negocio, productos o servicios. Así se tendrá una visión más precisa de dónde vienen los ingresos o cuál es la fuente principal.
También deberíamos tener muy bien definidos los KPIs de ventas de nuestro modelo de negocio, así será más fácil pensar cuál puede ser su evolución futura y porqué. Con ello podremos dibujar un posible escenario para el próximo año.
A la hora de explicar cómo se hace un presupuesto, ésta y la anterior, son las fases donde más atención hay que prestar. Evidentemente no tenemos una bola de cristal, pero hay que intentar estimar las ventas para prever qué costes e inversiones debemos asumir. Si durante el año no se cumplen las previsiones, iremos ajustando según proceda.
Aquí es fundamental hacer un seguimiento mensual o trimestral de los objetivos de ventas y presupuesto de gasto y poder actuar ante cualquier desviación.
3) Identifica los gastos previstos
Al igual que hemos hecho con los ingresos, ahora es necesario identificar y detallar los gastos que se prevén tener a lo largo del año. Y hablamos tanto de gastos fijos como variables.
*Recuerda, los gastos fijos son aquellos que no cambian independientemente de las ventas, como el alquiler o los sueldos. Y los variables son los que fluctúan en función del volumen de actividad.
Analiza tus gastos actuales y decide si siguen siendo necesarios para el negocio y la estrategia planteada. Para los gastos que tendremos que mantener, contempla posibles subidas, ya sea un incremento de salarios por convenio o para retener empleados clave, como de IPC en otros gastos de explotación o posibles factores externos que encarezcan los costes actuales (por ejemplo, la zona donde tenemos nuestro local alquilado se ha revalorizado y nos van a subir la renta).
Además, aquí habría que incluir gastos derivados de cualquier estrategia que se haya planteado para los próximos años. Por ejemplo, si queremos crecer y potenciar una línea de negocio, será necesario contratar personal y hacer inversiones en marketing y/o maquinaria para alcanzar ese objetivo.
4) Establecer un margen de contingencia
Aunque lo hemos comentado antes, para entender cómo se hace un presupuesto, conviene hablar del margen de contingencia. Esto corresponde a una pequeña partida presupuestaria destinada a imprevistos.
Es importante contemplarla de forma explícita, mencionando el porcentaje o cantidad que se usará para ello. Este margen se utiliza normalmente para un aumento inesperado en los costes de producción, reparación de maquinaria que se estropea de repente o cambios de cualquier otra índole.
5) Revisar y ajustar a la hora de hacer un presupuesto
Para acabar de explicar cómo hacer un presupuesto anual para una empresa, como último paso hay que hablar de la revisión de todo lo anterior. Así, nos aseguramos de que los ingresos proyectados son suficientes para cubrir gastos y dejar beneficio al negocio. Es decir, que la empresa superará el umbral de rentabilidad.
Y si hay cualquier punto que no cuadra, habría que volver a revisar para ajustar metas, reducir gastos o aumentar ingresos.
Conclusiones acerca de cómo hacer un presupuesto
Como hemos visto, cuando se trata de cómo hacer un presupuesto es importante tomarlo con calma y asegurarse de que los datos con los que se está trabajando son correctos, a fin de que no haya descuadres.
Hay que ceñirse a él todo lo posible, teniendo claro que, si surgen incidencias importantes, es posible que haya que hacer ajustes. Para que esto no suponga un problema, es interesante destinar una partida para hacer presupuesto y hacer frente a las emergencias.
Sea como sea, también es recomendable revisarlo de forma periódica, por ejemplo, trimestralmente, para ser conscientes de posibles desviaciones y garantizar que estamos cumpliendo con lo proyectado.Si necesitas ayuda con esta u otras cuestiones para mejorar la gestión de tu empresa, estoy a tu disposición con mi servicio de consultoría de negocio.