Un Data Warehouse es un almacén de datos diseñado para reunir información de distintas fuentes y facilitar su análisis. Puede incorporar, por ejemplo, datos procedentes del programa de facturación, el CRM, la tienda online o el sistema de gestión de existencias.
Su función es ayudar a la empresa a consultar esa información de forma conjunta. Gracias a ello, resulta más fácil detectar tendencias, elaborar informes y tomar decisiones a partir de datos que antes estaban separados.
¿Quieres saber más? A continuación, comentaremos de forma más detallada qué es Data Warehouse.
¿Qué es Data Warehouse?
Como sabrás, es muy habitual que las empresas tengan datos pero los tengan en herramientas diferentes. Por ejemplo, los de ventas en un programa, los de clientes en otro y los de facturación en Excel.
Todo esto hace que sea complicado trabajar con ellos. Es decir, no es fácil poder extraer información clara que sirva a la empresa de un simple vistazo. Habría que dedicar algunas horas para empezar a ver por dónde va todo.
En este sentido, un Data Warehouse ayuda a reunir esos datos y prepararlos para analizarlos. Así, en lugar de consultar cada herramienta por separado, la empresa puede trabajar con información organizada y comparar sus resultados.
Significado de Data Warehouse
Si volvemos un poco hacia atrás, para entender el significado de Data Warehouse, podemos decir que la traducción literal es almacén de datos. Pero esto no significa que sea simplemente un lugar donde guardar archivos.
La diferencia está en cómo se prepara la información para poder utilizarla. Antes de incorporarla al almacén, los datos pueden limpiarse, unificarse y organizarse. Por ejemplo, si un mismo cliente aparece con nombres distintos en dos programas, habrá que corregir esa diferencia para evitar errores en los informes.
Para entenderlo mejor, el Data Warehouse es uno de los elementos de business intelligence. Proporciona una base de información que después puede consultarse mediante informes y cuadros de mando.
En qué consiste y cómo funciona
Para entender cómo funciona un Data Warehouse, hay que aclarar que lo que hace es reunir información que la empresa tiene repartida entre distintas herramientas. Por ejemplo, los pedidos del programa de ventas, los datos de clientes del CRM y los costes en el sistema contable.
Para que esa información pueda analizarse de forma conjunta, se siguen tres pasos:
- Recoger los datos de las herramientas que utiliza la empresa.
- Revisarlos y organizarlos para corregir errores, eliminar duplicados y aplicar criterios comunes.
- Prepararlos para su consulta mediante informes, cuadros de mando o análisis específicos.
Así, si una empresa quiere conocer el margen de cada producto, puede relacionar sus ventas con sus costes sin tener que reunir las cifras manualmente cada vez.
Importancia y ventajas del Data Warehouse
Sabiendo qué es y cómo funciona un Data Warehouse, podemos decir que la principal ventaja es que permite trabajar con información coherente.
Y es que si ventas y finanzas calculan los ingresos de manera diferente, podrían presentar cifras distintas para un mismo periodo. Al organizar los datos y definir criterios comunes, resulta más fácil saber de dónde procede cada cifra.
Además, ofrece otras ventajas como:
- Ahorra tiempo al preparar informes que antes requerían consultar varias herramientas.
- Facilita el análisis conjunto de ventas, costes, clientes y otras áreas del negocio.
- Permite comparar periodos, ya que conserva información histórica.
- Ayuda a detectar tendencias y problemas, como una caída de ventas en una zona o un aumento de las devoluciones.
- Mejora el seguimiento de los indicadores que la empresa necesita para tomar decisiones.
En definitiva, el Data Warehouse ayuda a aprovechar los datos que la empresa ya tiene y a convertirlos en información que pueda consultar cuando la necesite.
Ejemplo de Data Warehouse
Ahora bien, si pasamos a la parte práctica, imagina que tienes una empresa que distribuye productos a tiendas. Y te encuentras con que los pedidos se registran en un sistema de ventas, las facturas en el programa contable y las existencias en una herramienta de almacén.
En este escenario, quieres saber qué productos se venden más y cuáles aportan más margen. Pero si consultas únicamente las ventas, tendrás una respuesta incompleta, también necesitas conocer los costes e incluso las devoluciones.
Con un Data Warehouse, la empresa puede reunir y organizar esos datos para analizarlos de forma conjunta. Así podría consultar:
- Las ventas de cada producto por mes.
- Su coste y margen.
- Las devoluciones.
- Las diferencias entre zonas o tipos de cliente.
Supongamos que uno de los productos aparece entre los más vendidos, pero también acumula muchas devoluciones y deja poco margen. Con lo que el volumen de ventas, por sí solo, hacía que pareciera una buena oportunidad. Al cruzar la información, puedes valorar si conviene revisar su precio, su compra o su distribución.
Este ejemplo muestra para qué sirve un Data Warehouse: permite relacionar datos que, por separado, no cuentan toda la historia.
¿Necesitas organizar los datos de tu empresa?
Para terminar, como hemos visto, un Data Warehouse puede ayudarte a consultar la información de tu negocio con más facilidad. Pero antes de ponerlo en marcha, conviene definir qué preguntas necesitas responder, de dónde saldrán los datos y qué indicadores vas a utilizar.
Si ahora mismo tu equipo dedica demasiado tiempo a reunir cifras de distintas herramientas o recibe informes que no coinciden entre sí, puede ser un buen momento para revisar cómo se gestiona la información.
Con una consultoría de business intelligence podemos analizar tus fuentes de datos, ordenar los indicadores y diseñar una solución adaptada a las decisiones que necesitas tomar. Contacta conmigo y estudiemos por dónde empezar.